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x公司文件管理制度(十二篇)

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x公司文件管理制度

第1篇 x公司文件管理制度

公司文件管理制度

1.0 總則

為減少發(fā)文數量,提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量,充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導作用,特制訂本制度。

2.0 文件管理內容主要包括:上級函、電、來(lái)文,同級函、電、來(lái)文,本公司上報下發(fā)的各種文件、資料。按照分工的原則,全公司各類(lèi)文件由辦公室歸口管理。

3.0 收文的管理

3.1 公文的簽收

3.1.1 凡來(lái)公司公啟文件(除公司領(lǐng)導訂啟的外)均由收發(fā)員登記簽收(由上級或郵電局機要通訊員直送機要室的機要文件除外)后分別交辦公室機要秘書(shū)拆封。在簽收和拆封時(shí),收發(fā)員和機要秘書(shū)均要注意檢查封口和郵戳。對于口和郵票撕毀函件應查明原因,對密件開(kāi)口和國外信函郵票被撕應拒絕簽收。

3.1.2 對上級機要部門(mén)發(fā)來(lái)的文件,要進(jìn)行信封、文件、文號、機要編號的“四對口”核定,如果其中一項不對口,應立即報告上級機要部門(mén),并登記差錯文件的文號。

3.2 公文的編號保管

3.2.1 辦公室文書(shū)對上級來(lái)文拆封后應及時(shí)附上“文件處理傳閱單”,并分類(lèi)登記編號、保管。須由公司承辦或歸檔的公司領(lǐng)導親啟文件,公司領(lǐng)導啟封后,也應交辦公室辦理正常手續。

3.2.2 本公司外出人員開(kāi)會(huì )帶回的文件及資料應及時(shí)分別送交辦公室文書(shū)進(jìn)行登記編號保管,不得個(gè)人保存。

3.3 公文的閱批與分轉

3.3.1 凡正式文件均需分別由辦公室主任(或副主任)根據文件內容和性質(zhì)閱簽后,由機要秘書(shū)分送承辦部門(mén)閱辦,重要文件應呈送公司領(lǐng)導(或分管領(lǐng)導)親自閱批后分送承辦部門(mén)閱辦。為避免文件積壓誤事,一般應在當天閱簽完,緊急文件要月即辦。

3.3.2 一般函、電、單據等,分別由辦公室機要秘書(shū)直接分轉處理。如涉及幾個(gè)單位會(huì )辦的文件,應同主辦單位聯(lián)系后再分轉處理。

3.3.3 為加速文件運轉,機要秘書(shū)應在當天或第二天將文件送到公司領(lǐng)導和承辦部門(mén),如關(guān)系到兩個(gè)以上業(yè)務(wù)部門(mén),應按批示次序依次傳閱,最遲不得超過(guò)2天(特殊情況例外)。

3.4 文件的傳閱與催辦

3.4.1 傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和保密規定,不得將有密級的文件帶回家、宿舍或公共場(chǎng)所,也不得將文件轉借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內容。

3.4.2 閱讀文件應抓緊時(shí)間,當天閱完后應在下班前將文件交機要室,閱批文件一般不得超過(guò)2天,閱后應簽名以示負責。如有領(lǐng)導“批示”、“擬辦意見(jiàn)”,辦公室應責成有關(guān)部門(mén)和人員按文件所提要求和領(lǐng)導批示辦理有關(guān)事宜。

3.4.3 閱文時(shí)不得抄錄全文,不得任意取走文件夾內任何文件及附件,如確系工作需要,要辦理借閱手續,以防止丟失泄密。

3.4.4 文件閱完后,應送交辦公室機要秘書(shū),切忌橫傳。

3.4.5 辦公室機要秘書(shū)對文件負有催辦檢查督促的責任,承辦部門(mén)接到文件、函電應立即指定專(zhuān)人辦理。不得將文件壓放分散,如需備查,應按照有關(guān)保密規定,并征得辦公室同意后,予以復印或摘抄,原件應及時(shí)歸檔周轉。

3.4.6 按照閱文范圍,離、退休干部,一般由有關(guān)部門(mén)定期組織學(xué)習有關(guān)文件,或由辦公室機要室通知到機要室閱文。

4.0 發(fā)文的管理

4.1 發(fā)文的規定

4.1.1 全公司上報下發(fā)正式文件的權力集中于公司,各群眾團體和部門(mén)一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。

4.1.2 各群眾團體、部門(mén)需要向上反映匯報重要情況或向下安排布置重要工作要求發(fā)文應向公司提出發(fā)文申請,并將文件底稿交廠(chǎng)辦審核。公司同意發(fā)文,則由公司按機構設置與業(yè)務(wù)分工統一歸口以公司×字發(fā)文。

4.1.3 對全公司影響較大,涉及兩個(gè)以上公司領(lǐng)導分管范圍的文件,須由經(jīng)理批準簽發(fā)。其余文件均由分管公司領(lǐng)導批準簽發(fā)。

4.2 發(fā)文的范圍

4.2.1 凡是以公司名義發(fā)出的文件、通知、決定、決議、請示、報告、編寫(xiě)的會(huì )議紀要和會(huì )議簡(jiǎn)報,均屬發(fā)文范圍。

4.2.2 公司下發(fā)文件主要用于:

① 公布公司規章制度;

② 轉發(fā)上級文件或根據上級文件精神制訂的公司文件;

③ 公布公司體制機構變動(dòng)或干部任免事項;

④ 公布公司性的重大開(kāi)發(fā)、項目、經(jīng)營(yíng)管理、政治工作、生活福利等工作的決定;

⑤ 發(fā)布有關(guān)獎懲決定和通報;

⑥ 其他有關(guān)公司的重大事項。

4.2.3 公司上行文、外發(fā)文主要用于:

① 對上級機關(guān)呈報工作計劃、請示報告、處理決定;

② 同兄弟單位聯(lián)系有關(guān)公司重大開(kāi)發(fā)項目、人事勞資、物資供應、科研、基建、經(jīng)營(yíng)管理等事宜。

4.2.4 在公司日常項目開(kāi)發(fā)和經(jīng)營(yíng)管理中,有關(guān)圖紙、技術(shù)文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項,應按有關(guān)制度辦理,經(jīng)分管公司領(lǐng)導批準后,由主管業(yè)務(wù)部門(mén)書(shū)面或口頭通知執行,一般不用公司文件發(fā)布。

4.2.5 凡各業(yè)務(wù)部門(mén)如開(kāi)專(zhuān)題會(huì )議所作的決定,一般都不應發(fā)文,不備查考,可以簡(jiǎn)寫(xiě)名義用《工作簡(jiǎn)訊》發(fā)會(huì )議紀要。

4.2.6 各業(yè)務(wù)部門(mén)與外單位發(fā)生的一般業(yè)務(wù)聯(lián)系,可用各簡(jiǎn)寫(xiě)的名義對外發(fā)函(應各自編號備查),不用公司名義發(fā)文。

5.0 文件的立卷與歸檔

5.1 文件的歸檔范圍

5.1.1 凡下列文件統一分別由兩辦負責歸檔:

① 上級機關(guān)來(lái)文,包括上級對公司報告、申請的批復;

② 公司發(fā)出的報告、指示、決定、決議、通報、紀要、重要通知、工作總結、領(lǐng)導發(fā)言和生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)工作的種類(lèi)計劃統計、季度、年度報表等;

③ 經(jīng)理辦公室、總務(wù)會(huì )、公司管理委員會(huì )、中層干部會(huì )以及各種專(zhuān)業(yè)例會(huì )記錄;

④ 公司一級組織召開(kāi)的代表大會(huì )所形成的報告、總結、決議、發(fā)言、簡(jiǎn)報、會(huì )議記錄等;

⑤ 有保存價(jià)值的人民來(lái)信,來(lái)訪(fǎng)記錄及處理結果;

⑥ 參加上級召開(kāi)的各種會(huì )議帶回的文件、資料及本公司在會(huì )上匯報發(fā)言材料等;

⑦ 上級機關(guān)領(lǐng)導同志來(lái)公

司檢查視察工作的報告、指示記錄,以及公司向上級進(jìn)行匯報的提綱和材料;

⑧ 反映公司生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)活動(dòng)、先進(jìn)人物事跡及公司領(lǐng)導工作等的音像攝制品;

⑨ 公司日志和大事記;

⑩ 公司向上級請求批復的文件及上報的有關(guān)材料。

5.1.2 業(yè)務(wù)部門(mén)、各群眾團體日常工作中形成的活動(dòng)資料,由各業(yè)務(wù)科室、群眾團體負責立卷歸檔。

5.2 立卷要求

5.2.1 文件立卷應按照內容、名稱(chēng)、作者、時(shí)間順序,分門(mén)別類(lèi)地進(jìn)行整理歸檔。

5.2.2 立卷時(shí),要求把文件的批復、正本、底稿、主件、附件收集齊全,保持文件、材料的完整性。

5.2.3 要堅持平時(shí)立卷與年終立卷歸檔相結合的原則。重要工作、重要會(huì )議形成的文件材料,要及時(shí)立卷歸檔。

5.2.4 上年度形成的文件材料,要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向檔案館(室)移交,清單一式兩份(接交單位各留存一份備查)。

6.0 文件的銷(xiāo)毀

6.1 對于多余、重復、過(guò)時(shí)和無(wú)保存價(jià)值的文件,公司機要室應定期清理造冊,并按上級有關(guān)規定,辦理申請銷(xiāo)毀手續。

6.2 經(jīng)審核同意銷(xiāo)毀的文件,應派專(zhuān)車(chē)分別由公司機要秘書(shū)和正(副)主任護送到上級機關(guān)指定的紙廠(chǎng)監視銷(xiāo)毀。

第2篇 物業(yè)公司文件格式的管理規定行政工作制度

物業(yè)公司行政工作制度:文件格式的管理規定

6文件格式的管理規定

6.1適用對象

本規定適用于公司/管理處所有對內和對外文件,包括打印版本和手寫(xiě)版本的文件。

6.2.公司標志

公司標志在文件上端的最左邊,具體如下:

6.3文件編號的規則:

1)文件編號由:物管公司/項目物管處/發(fā)文部門(mén)/文件種類(lèi)/檔號組成

例如:g80/rms/cw/m1/0001

檔號

文件種類(lèi)

發(fā)文部門(mén)

項目物管處

物管公司

詮釋:

物管公司 g80文件類(lèi)型內部工作聯(lián)系單w

項目物管處時(shí)代rma備忘錄m

嶺南rms會(huì )議紀要mu

逸彩rmy電子郵件e

發(fā)文部門(mén)資源部zy傳真f

財務(wù)部cw物管公司0

工程部gc項目管理中心1

客服部kf合作公司2

保安部ba往來(lái)公司3

檔號 `0001始

6.3日期的格式統一有以下兩種

6.3.1中文式***年*月*日,例如:二零零五年一月三十一日(以下簡(jiǎn)稱(chēng)為中文

文字日期)、或2005年1月31日(簡(jiǎn)稱(chēng)為中文式數字日期)。

6.2.2英文式--年/月/日,例如:2005/1/31。

6.3使用規定

6.3.1對外的公文、信函、內部的備忘錄等正式文件,其最后落款的文件日期,統一使用上述之中文式文字日期;正文內容提及到的日期,則可選擇上述格式中的任一種。

6.3.2其他種類(lèi)文件(包括電子郵件),其正文內容提及的日期和文件的日期,則可選擇上述格式中的一種。

第3篇 投資公司文件收發(fā)和輪閱管理制度

投資開(kāi)發(fā)公司文件收發(fā)和輪閱管理制度

一、編制目的

為維護公司文件收發(fā)和輪閱的規范性、嚴肅性和安全性,維護公司的利益,特制定本制度。

二、適用范圍

本制度適用于公司文件收發(fā)和輪閱的管理。

三、相關(guān)職責

1.公司員工必須嚴格依照本制度規定收發(fā)和輪閱文件。

2.綜合辦公室負責文件收發(fā)和輪閱管理制度的管理。

四、文件收發(fā)程序

1.凡上級和有關(guān)部門(mén)發(fā)、送本公司的文件,均應由綜合辦公室專(zhuān)人負責開(kāi)拆、登記。

2.收到文件要及時(shí)拆封,及時(shí)分送。綜合辦公室文件收發(fā)每天不少于一次,對需送閱的文件應登記后及時(shí)送閱。時(shí)效性較強的會(huì )議通知和文件等,應立即交總經(jīng)理閱簽。

3.各類(lèi)文件送閱前由綜合辦公室負責人擬辦,并提出擬辦意見(jiàn)。

4.經(jīng)總經(jīng)理批辦的文件,由綜合辦公室專(zhuān)人負責及時(shí)轉交有關(guān)職能部門(mén)辦理。如需復印、打印的文件,則由承辦部門(mén)按規定辦理。

5.各職能部門(mén)需要發(fā)文件,先由各職能部門(mén)自行擬稿,經(jīng)部門(mén)負責人審稿,交辦公室負責人核稿,再交分管副總經(jīng)理審核,最后由總經(jīng)理簽發(fā)。

6.收到已簽發(fā)的文件后,辦公室專(zhuān)門(mén)人員應及時(shí)編好文號,確定印制份數,并逐項將文件標題、文號、發(fā)文日期、印編份數等記入發(fā)文登記簿。同時(shí),留二份與底稿一并歸檔。

7.文件材料一般由各職能部門(mén)裝訂封發(fā),送綜合辦公室郵寄。機密和掛號文件在封發(fā)時(shí)需注明,由綜合辦公室按有關(guān)規定辦理。

五、文件輪閱程序

1.文件輪閱由辦公室專(zhuān)人負責。各部門(mén)輪閱文件一般不超過(guò)兩天。因故不能及時(shí)輪閱的,應將文件送回,待后補閱。

2.輪閱時(shí)不得擅自將有關(guān)輪閱文件取走。確因工作需要借閱的,應經(jīng)辦公室負責人同意,辦理有關(guān)登記手續,借閱時(shí)間一般不超過(guò)五天,復印件應妥善保管。

3.文件輪閱完畢,辦公室專(zhuān)門(mén)人員應及時(shí)收集、整理,分類(lèi)存查,并按規定立卷歸檔。

六、其他

1.本制度自簽發(fā)之日起執行。

2.本制度最終解釋權歸綜合辦公室。

第4篇 施工公司文件管理制度

建筑公司文件管理制度

1.目的

為適應當前信息系統管理需要,充分節約紙張辦公,公司文件采用e四建網(wǎng)站、飛信平臺、電子郵箱等電子文件的形式進(jìn)行傳遞和管理。使文件能及時(shí)傳遞到使用場(chǎng)所,確保文件的適用性、有效性,防止失效或作廢文件的使用。

2.適用范圍

適用于公司、分公司、項目部文件管理過(guò)程。

3.職責

3.1董事長(cháng)負責批準企業(yè)綜合管理手冊。

3.2總經(jīng)理負責批準各系統管理分手冊。

3.3公司各分管領(lǐng)導對本系統文件進(jìn)行審批,管理者代表負責審核各管理手冊中質(zhì)量、環(huán)境及職業(yè)健康安全標準有關(guān)內容。

3.4公司辦公室負責對公司紅頭文件和上級來(lái)文的管理,負責對集團公司及各單位文件的收發(fā)統一控制管理。

3.5企業(yè)管理部負責組織企業(yè)管理手冊的編寫(xiě),組織文件接口討論,負責其發(fā)放、使用、更改、作廢、回收、換版、存檔等管理工作;定期評審各項管理制度、管理辦法、實(shí)施細則等管理性文件的適用性,負責e四建網(wǎng)站及飛信平臺上發(fā)布的電子文件的管理和電子郵箱地址的管理工作。

3.6公司各職能部門(mén)負責編制和修訂本系統的管理手冊、負責本部門(mén)出臺的各項管理制度、管理辦法、實(shí)施細則、作業(yè)指導書(shū)、目標指標等管理性文件的會(huì )簽、發(fā)放、使用、更改、作廢、回收、換版、存檔,并組織實(shí)施與管理。

3.7各職能部門(mén)識別出適用的法律法規標準規范及其他要求,盡量在網(wǎng)絡(luò )中查找,并下載,由企業(yè)管理部上傳到e四建網(wǎng)站,資源共享。質(zhì)量監控部、安全監控部、技術(shù)管理部每年發(fā)布一次與質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全、技術(shù)相關(guān)的適用法律法規及其他要求清單。

3.8公司職能部門(mén)、分公司、項目部設專(zhuān)兼職文件管理員對文件進(jìn)行接收、發(fā)放等管理;

3.9分公司辦公室負責收集各項目部郵箱地址,并及時(shí)將文件傳遞到文件的使用場(chǎng)所。

3.10 項目部對接收到的公司、分公司、建設單位、監理單位、政府和其他相關(guān)部門(mén)的通知、來(lái)往函件及文件進(jìn)行管理。并以交底、傳閱或組織學(xué)習等形式向相關(guān)人員傳達。

4.工作程序

編制→審核→審批→發(fā)放→接收→學(xué)習→執行→修訂→換版→作廢

4.1 文件編制、審核和審批

4.1.1 企業(yè)管理部編制《企業(yè)綜合管理手冊》,組織討論,董事長(cháng)審批。

4.1.2 公司職能部門(mén)編制本系統的管理手冊,企業(yè)管理部組織討論,總經(jīng)理審批。

4.1.3 公司職能部門(mén)編制的紅頭文件、管理辦法、實(shí)施細則、作業(yè)指導書(shū)等管理性文件,由部門(mén)領(lǐng)導審核,經(jīng)相關(guān)部門(mén)會(huì )簽,公司分管領(lǐng)導審批。

4.1.4 分公司編制的管理規定、制度等文件,由主管經(jīng)理審核,分公司經(jīng)理審批。

4.1.5 項目部編制的施工組織設計、專(zhuān)項方案、交底等技術(shù)性文件按照有關(guān)法規和《施工組織設計及專(zhuān)項施工方案管理辦法》中的審批要求進(jìn)行管理。

4.1.6 對內審報告、管理評審報告、會(huì )議紀要等記錄性文件按照各系統管理手冊中要求進(jìn)行審批。

4.1.7電子文件起草完成后,分管領(lǐng)導在紙張文件原稿上審批,文件管理部門(mén)留存原稿。

4.2 文件的接收和發(fā)放

4.2.1公司各部門(mén)、分公司、項目部均應配置至少一臺電腦,并與互聯(lián)網(wǎng)連接,設置一個(gè)固定的郵箱地址或qq號碼,向公司企業(yè)管理部、公司及分公司辦公室傳遞信息。

4.2.2企業(yè)管理部定期發(fā)布各部門(mén)、分公司的郵箱地址或qq號碼,文件發(fā)放均以該郵箱地址為收件人,分公司主管文件人員建立各項目的郵箱地址,并以此郵箱地址為收件人進(jìn)行文件發(fā)放。

4.2.3公司各部門(mén)、分公司、項目部均明確一名文件管理員,每天必須查看郵箱,在5日內完成文件的傳遞工作。

4.2.4各職能部門(mén)規章制度方面的文件按照企業(yè)管理部確定的郵箱地址進(jìn)行發(fā)放,并向公司相關(guān)領(lǐng)導發(fā)放一份紙質(zhì)文件。

4.2.5日常通知類(lèi)文件可在e四建網(wǎng)頁(yè)上公布,對需要在網(wǎng)上發(fā)布的文件,經(jīng)分管領(lǐng)導審批后,由編制部門(mén)通過(guò)企業(yè)管理部在公司網(wǎng)頁(yè)上發(fā)布,網(wǎng)管員以飛信平臺的形式通知各單位辦公室及各部門(mén),防止沒(méi)有接到通知延誤工作。

4.2.6各職能部門(mén)及各單位收到電子文件后,要及時(shí)給發(fā)文部門(mén)回復確認文件收悉情況。

4.2.7企業(yè)管理手冊、規章制度文件或需企業(yè)管理保密的電子文件,以郵件形式發(fā)放,或在e四建網(wǎng)頁(yè)上設置公司內部文件平臺,設置密碼,只有公司內部人員方可登陸。

4.2.8公司各部門(mén)和分公司辦公室接到文件后,文件管理員填寫(xiě)《文件傳閱處理單》交主管領(lǐng)導審閱,如需傳閱或轉發(fā),批注傳閱或發(fā)放范圍,傳閱人員簽注姓名和時(shí)間,轉發(fā)的文件填寫(xiě)《文件發(fā)放記錄》。

4.2.9分公司主管領(lǐng)導在《文件傳閱處理單》上標注電子文件的發(fā)放范圍,文件管理員以發(fā)放組群形式發(fā)放,做好《文件發(fā)放記錄》,收到電子郵件后,接收方要進(jìn)行回復確認,發(fā)放方在《文件發(fā)放記錄》中打鉤確認。

4.2.10分公司接到電子文件后,及時(shí)向項目部發(fā)放。對沒(méi)有連接網(wǎng)絡(luò )或無(wú)電腦的項目部可將文件進(jìn)行拷貝或打印成紙張文件進(jìn)行發(fā)放。發(fā)放部門(mén)(科室)填寫(xiě)《文件發(fā)放記錄》,接收人簽字。

4.2.11各有關(guān)部門(mén)、單位可將所需文件從網(wǎng)頁(yè)或郵件中下載,復制到本地電腦專(zhuān)項文件夾中,建立《文件接收記錄》方便查找。文件管理員對文件修訂過(guò)程進(jìn)行跟蹤,確保使用文件處獲得有效版本。

4.2.12企業(yè)管理手冊分為受控和非受控,提供給認證中心和公司內部使用要對其修訂狀態(tài)進(jìn)行管理,提供給建設單位或社會(huì )有關(guān)部門(mén)的文件為非受控版本。

4.2.13凡對體系運行具有關(guān)鍵作用的崗位,都應得到或學(xué)習適用文件。

4.2.14 接收到文件的部門(mén)、分公司、項目部利用每周會(huì )議學(xué)習文件有關(guān)內容,并做好會(huì )議紀要。

4.3文件的評審

4.3.1在管理評審輸入資料中,各職能部門(mén)對主管的文件提出評審意見(jiàn)。

4.3.2 企業(yè)管理部每年對管理性文件組織評審,需修訂或更新的在企業(yè)管理手冊中進(jìn)行修改。

4.4文件的修訂、更新、作廢

4.4.1文件起草部門(mén)對電子文件進(jìn)行修訂時(shí),重新起草文件,并用紅顏色字體標明修改部位,經(jīng)審批后,標明原文件作廢或修訂狀態(tài),進(jìn)行發(fā)放。

4.4.2 對文本文件修改時(shí),填寫(xiě)《文件更改通知單》,經(jīng)審批后按照原文件發(fā)放范圍發(fā)放。

4.4.3當文件修訂或更新時(shí),及時(shí)進(jìn)行發(fā)放管理,通知原文件管理員更換原有文件。

4.4.4 文件作廢時(shí),在紙張文件上注明'作廢',作廢的電子文件及時(shí)從有效文件夾中撤出,在文件接收記錄中標識作廢。

4.5 文件的存檔

4.5.1文件起草部門(mén)、公司辦公室各存留一份蓋有紅章的正式文件,人事任免文件打印5份紙質(zhì)文件,分別由人力資源部留一份,個(gè)人檔案裝一份,用人單位存一份,辦公室留存兩份。

4.5.2分公司辦公室對接到的電子文件輸出一份紙張文件,進(jìn)行傳閱、學(xué)習并存檔。

4.6網(wǎng)頁(yè)的維護

4.6.1企業(yè)管理部負責對公司網(wǎng)站進(jìn)行維護,確保網(wǎng)絡(luò )暢通。

4.6.2企業(yè)管理部積極宣傳公司網(wǎng)站,在各種雜志、文件中體現公司網(wǎng)址。

4.7文件的編號和排版

4.7.1 公司文件分為企業(yè)管理手冊、紅頭文件、便函文件、黨委文件、工會(huì )文件等類(lèi)型。

4.7.2公司紅頭文件按照傳統文件編碼由經(jīng)理辦公室統一編號。(如晉四建×字[××××]××號)

4.7.3 公司便函文件編碼由經(jīng)理辦公室統一編號。(如晉四建函[××××]××號)

4.7.4黨委文件、工會(huì )文件紅頭采用本系統的編號方法。

4.7.5各部門(mén)編制的電子版文件按附錄要求格式設置。

4.7.6分公司文件編號采用sj/×f××-20××。

4.8文件管理的其他要求

4.8.1各部門(mén)報刊、信件由專(zhuān)人領(lǐng)取分發(fā)。凡屬領(lǐng)導親啟的函件,要交領(lǐng)導拆封。其它行政信函由公司辦公室主任或秘書(shū)拆封,對外來(lái)已拆封的文件拒絕簽收。

4.8.2搞好企業(yè)內外文件、信件的收發(fā)和傳遞工作。對急件隨接隨送,立即處理,不得積壓拖延時(shí)間。做到登記清楚,不丟失,不拆封,收件人必須有簽字。對帶有編號的外來(lái)件,收發(fā)登記后再予分發(fā)。

4.8.3凡以企業(yè)名義發(fā)出的文件,要按文稿格式擬稿。經(jīng)分管領(lǐng)導審查同意簽字后,由辦公室主任核稿登記打印,核準無(wú)誤后方準發(fā)出。

4.8.4文件起草部門(mén)、分公司、項目部均要留存各種文件審批底稿,并報辦公室留存蓋章后正式文稿一份。

4.8.5除中心組學(xué)習及黨政聯(lián)席會(huì )會(huì )議等重要會(huì )議的紀要外,其它會(huì )議紀要以電子版文件形式下發(fā),由文件起草部門(mén)按照公司企業(yè)管理部公布的各部門(mén)、各單位郵件地址發(fā)放,在公司大屏幕滾動(dòng)通知文件管理員通過(guò)電子郵箱查閱、傳遞,各單位或各部門(mén)收到文件后,要及時(shí)給發(fā)文部門(mén)回復確認文件收悉情況。

4.8.6除存檔的紙張文件外,均應使用已單面使用過(guò)的廢棄紙張,包括呈送公司相關(guān)領(lǐng)導的紙質(zhì)文件。

4.8.7公司、分公司、項目部對接收到的建設單位、監理單位、政府和其他相關(guān)部門(mén)的通知、來(lái)往函件及文件進(jìn)行編目管理,并及時(shí)向相關(guān)部門(mén)傳遞信息。

4.8.8所有的會(huì )議紀要均要寫(xiě)明時(shí)間、地點(diǎn)、主持人、參加人、請假人及缺席情況,要寫(xiě)明會(huì )議主要內容及會(huì )議安排事項。

4.8.9所有文件均應反映出文件名稱(chēng)、審批過(guò)程、編制單位、編制日期的內容。

5.記錄

5.1 文件接收記錄

5.2 文件發(fā)放記錄

5.3 文件傳閱處理單

5.4 文件更改通知單

6.流程圖

第5篇 物業(yè)管理公司文件管理制度9

物業(yè)管理公司文件管理制度(九)

1、凡上級和外單位發(fā)來(lái)的文件、信函、電報、內刊等由公司綜合部簽收、拆封、蓋上日戳、分類(lèi)編號、登記收文薄、填寫(xiě)公文處理單,送綜合部經(jīng)理審閱后,再送公司領(lǐng)導批閱。

2、經(jīng)公司領(lǐng)導批閱的文件,綜合部要及時(shí)收回,按批示迅速準確地送閱和傳遞。

3、各部門(mén)接文件后,要當日閱辦,并根據領(lǐng)導批示及文件要求,主動(dòng)辦理。屬于各部門(mén)聯(lián)合承辦的,主辦部門(mén)要主動(dòng)做好協(xié)同工作,協(xié)辦部門(mén)要積極配合。

4、綜合部對發(fā)送的文件、信函、電報都要隨時(shí)查詢(xún)催辦,防止辦文拖期。

5、各部門(mén)在文件承辦后,要將辦理結果寫(xiě)在文件處理欄內,簽署承辦結果、承辦人姓名、時(shí)間或字號,將文件退交公司綜合部,立卷、歸檔。

6、上級下達的業(yè)務(wù)性文件,承辦單位辦完后,需要留存的,公司綜合部經(jīng)理簽批后可以復印留用。

7、各部門(mén)收到上級主管部門(mén)直接下達的文件或參加有關(guān)會(huì )議收到會(huì )議文件,均需交公司綜合部統一登記,并按文件處理程序閱辦。

第6篇 公司文件管理制度

公司文件管理制度(一)

一、總則

第一條 為減少發(fā)文數量,提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量,充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導作用,根據有關(guān)規定,結合企業(yè)實(shí)際情況,特制訂本制度。

第二條 文件管理內容主要包括:上級函、電、來(lái)文、同級函、電、來(lái)文、企業(yè)上報下發(fā)的各種文件、資料。

二、收文的管理

第三條 公文的簽收

1、凡接收公文均由秘書(shū)登記簽收后分別轉交相關(guān)部門(mén),在簽收和拆封時(shí),秘書(shū)均需注意檢查封口和郵戳。對開(kāi)口和郵票撕毀函件應查明原因,對密件開(kāi)口和國外信函郵票被撕應拒絕簽收。

2、對政府部門(mén)發(fā)來(lái)的文件,要進(jìn)行信封、文件、文號、機要編號的“四對口”核定,如果其中一項不對口,應立即報告有關(guān)部門(mén),并登記差錯文件的文號。

第四條 公文的閱批與分轉

1、凡正式文件均需由秘書(shū)根據文件內容和性質(zhì)閱簽后分送承辦部門(mén)閱辦,重要文件應呈送總經(jīng)理親自閱批后分送承辦部門(mén)閱辦。為避免文件積壓誤事,一般應在當天閱簽完,緊急文件要即閱即辦。

2、一般函、電單據等,由秘書(shū)直接分轉處理。如涉及幾個(gè)單位會(huì )辦的文件,應同主辦部門(mén)聯(lián)系后再分轉處理。

3、為加速文件運轉,秘書(shū)應在當天或第二天將文件送到總經(jīng)理辦公室,如關(guān)系到兩個(gè)以上業(yè)務(wù)部門(mén),應按批示次序依次傳閱,最遲不得超過(guò)兩天。

第五條 文件的傳閱與催辦

1、傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和保密規定,不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場(chǎng)所,也不得將文件轉借給其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內容。

2、閱讀文件應抓緊時(shí)間,當天閱讀完后應在下班前將文件交秘書(shū)處,閱批文件一般不得超過(guò)兩天,閱后簽名以示負責。如有總經(jīng)理“批示”、“擬辦意見(jiàn)”,秘書(shū)應責成有關(guān)部門(mén)和人員按文件所提要求和總經(jīng)理批示辦理有關(guān)事宜。

3、閱文時(shí)不得抄錄全文,不得任意取走文件夾內任何文件及附件,如確系工作需要,要辦理借閱手續,以防止丟失泄密。

4、文件閱完后應送交秘書(shū),切忌橫傳。

5、行政秘書(shū)對文件負有催辦檢查督促的責任,承辦部門(mén)接到文件、函電應立即指定專(zhuān)人辦理。不得將文件壓放或分散,如需備查,應按照有關(guān)保密規定,并征得秘書(shū)同意予以復印或摘抄,原件應及時(shí)周轉歸檔。

三、文件借閱和清退

第六條 各部門(mén)有關(guān)人員因工作需要借閱一般文件,需經(jīng)本部門(mén)主管簽寫(xiě)便條,對有密級的文件須秘書(shū)同意后方可借閱。

第七條 借閱文件應嚴格履行借閱登記手續,就地閱看,按時(shí)歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄,不允許拆卷和在文件上勾畫(huà)等。

第八條 各部門(mén)應具體指定責任心強的主管負責文件收交、保管、保密、催辦檢查工作。

四、文件的立卷與歸檔

第九條 文件的歸檔范圍

凡下列文件統一由行政秘書(shū)歸檔:

1、企業(yè)領(lǐng)導發(fā)出的報告、指示、決定、決議、通報、紀要、重要通知、工作總結、領(lǐng)導發(fā)言和經(jīng)營(yíng)工作的各類(lèi)計劃、統計、季度、年度報表等;

2、各種專(zhuān)業(yè)例會(huì )記錄;

3、企業(yè)召開(kāi)重要會(huì )議所形成的報告、總結、決議、發(fā)言、簡(jiǎn)報、會(huì )議記錄等;

4、有保存價(jià)值的客戶(hù)資料及處理結果;

5、企業(yè)日志和大事記。

第十條 立卷要求

1、文件的立卷應按照內容、名稱(chēng)、作者、時(shí)間順序,分門(mén)別類(lèi)地進(jìn)行整理歸檔。

2、立卷時(shí),要求把文件的批復、正本、底稿、主件、附件收集齊全,保持文件、材料的完整性。

3、要堅持平時(shí)立卷與年終立卷歸檔相結合的原則。重要工作、重要會(huì )議形成的文件材料,要及時(shí)立卷歸檔。

五、文件的銷(xiāo)毀

第十一條 對于多余、重復、過(guò)時(shí)和無(wú)保存價(jià)值的文件,秘書(shū)應定期清理造冊并按行政有關(guān)規定,辦理申請銷(xiāo)毀手續。

六、附則

第十二條 本制度解釋權歸行政部。

第十三條 本制度自公布之日起執行。

公司文件管理制度(二)

(一)總則

第一條 減少發(fā)文數量,提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量,充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導作用,根據中央關(guān)於文書(shū)處理的有關(guān)規定,結合我廠(chǎng)的實(shí)際情況,特制訂本制度。

第二條 文件管理內容主要包括:上級函、電、來(lái)文,同級函、電、來(lái)文,本廠(chǎng)上報下發(fā)的各種文件、資料。

第三條 按照黨政分工的原則,全廠(chǎng)各類(lèi)文件分別由黨委辦公室和廠(chǎng)部辦(以下簡(jiǎn)稱(chēng)兩辦)歸口管理。

(二)收文的管理

第四條 公文的簽收

1、凡來(lái)廠(chǎng)公文件(除廠(chǎng)領(lǐng)導訂的外)均由廠(chǎng)收發(fā)員登記簽收(由上級或郵電局機要通訊員直送機要室的機要文件除外)後分別交兩辦機要秘書(shū)拆封。在簽收和拆封時(shí),收發(fā)員和機要秘書(shū)均需注意檢查封口和郵戳。對開(kāi)口和郵票撕毀函件應查明原因,對密件開(kāi)口和國外信函郵票被撕應拒絕簽收。

2、對上級機要部門(mén)發(fā)來(lái)的文件,要進(jìn)行信封、文件、文號、機要編號的四對口核定,如果其中一項不對口,應立即報告上級機要部門(mén),并登記差錯文件的文號。

第五條 公文的編號保管

1、兩辦機要秘書(shū)對上級來(lái)文拆封後應及時(shí)附上文件處理傳閱單,并分類(lèi)登記編號、保管。須由工廠(chǎng)承辦或歸檔的廠(chǎng)領(lǐng)導親文件,廠(chǎng)領(lǐng)導封後,也應分別交兩辦辦理正常手續。

2、本廠(chǎng)外出人員開(kāi)會(huì )帶回的文件及資料應及時(shí)分別送交兩辦機要秘書(shū)進(jìn)行登記編號保管,不得個(gè)人保存。

第六條 公文的閱批與分轉

1、凡正式文件均需分別由兩辦主任(或副主任)根據文件內容和性質(zhì)閱簽後,由機要秘書(shū)分送承辦部門(mén)閱辦,重要文件應呈送廠(chǎng)領(lǐng)導(或分管領(lǐng)導)親自閱批後分送承辦部門(mén)閱辦避免文件積壓誤事,一般應在當天閱簽完,緊急文件要即閱即辦。

2、一般函、電、單據等,分別由兩辦機要秘書(shū)直接分轉處理。如涉及幾個(gè)單位會(huì )辦的文件,應同主辦單位聯(lián)系後再分轉處理。

3、加速文件運轉,機要秘書(shū)應在當天或第二天將文件送到廠(chǎng)領(lǐng)導和承辦部門(mén),如關(guān)系到兩個(gè)以上業(yè)務(wù)部門(mén),應按批示次序依次傳閱,最遲不得超過(guò)兩天(特殊情況例外)。

第七條 文件的傳閱與催辦。

1、傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和保密規定,不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場(chǎng)所,也不得將文件轉借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內容。

2、閱讀文件應抓緊時(shí)間,當天閱完後應在下班前將文件交機要室,閱批文件一般不得超過(guò)兩天,閱後應簽名以示負責。如有領(lǐng)導批示、擬辦意見(jiàn)兩辦應責成有關(guān)部門(mén)和人員按文件所提要求和領(lǐng)導批示辦理有關(guān)事宜。

3、閱文時(shí)不得抄錄全文,不得任意取走文件夾內任何文件及附件,如確系工作需要,要辦理借閱手續,以防止丟失泄密。

4、文件閱完後,應送交兩辦機要秘書(shū),切忌橫傳。

5、兩辦機要秘書(shū)對文件負有催辦檢查督促的責任,承辦部門(mén)接到文件、函電應立即指定專(zhuān)人辦理。不得將文件壓放分散,如需備查,應按照有關(guān)保密規定,并征得兩辦同意後,予以復印或摘抄,原件應及時(shí)歸檔周轉。

6、按照閱文范圍,離、退休干部,一般由有關(guān)部門(mén)定期組織學(xué)習有關(guān)文件,或由兩辦機要室通知到機要室閱文。

(三)發(fā)文的管理

第八條 發(fā)文的規定

1、全廠(chǎng)上報下發(fā)正式文件的權力分別集中黨委和廠(chǎng)部,各群團體和部門(mén)一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。

2、各群團體、部門(mén)需要向上反映匯報重要情況或向下安排布置重要工作要求發(fā)文應分別向黨委、廠(chǎng)部提出發(fā)文申請,并將文件底稿分別交兩辦審核。黨委、廠(chǎng)部同意發(fā)文,則兩辦分別按黨、政機構設置與業(yè)務(wù)分工統一歸口以黨×字、廠(chǎng)×字發(fā)文。群團體文件由黨委批轉。

3、對全廠(chǎng)影響較大,涉及兩個(gè)以上廠(chǎng)領(lǐng)導分管范圍的文件,須由黨委書(shū)記或廠(chǎng)長(cháng)批準簽發(fā)。其馀文件均由分管廠(chǎng)領(lǐng)導批準簽發(fā)。

第九條 發(fā)文的范圍:

1、凡是以黨委、廠(chǎng)部名義發(fā)出的文件、通告、決定、決議、請示、報告、編寫(xiě)的會(huì )議紀要和會(huì )議簡(jiǎn)報,均屬發(fā)文范圍。

2、黨委、廠(chǎng)部下發(fā)文件主要用於:

(1)公布全廠(chǎng)規章制度;

(2)轉發(fā)上級文件或根據上級文件精神制訂的工廠(chǎng)文件;

(3)公布工廠(chǎng)體制機構變動(dòng)或干部任免事項;

(4)公布全廠(chǎng)性的重大生、技術(shù)、經(jīng)營(yíng)管理、政治工作、生活福利等工作的決定;

(5)發(fā)布有關(guān)獎懲決定和通報;

(6)其他有關(guān)全廠(chǎng)的重大事項;

3、黨委、廠(chǎng)部上行文、外發(fā)文主要用於:

(1)對上級機關(guān)呈報工作計劃、請示報告、處理決定;

(2)同兄弟單位聯(lián)系有關(guān)工廠(chǎng)重大生、技術(shù)、人事勞資、物資供應、科研、基建、經(jīng)營(yíng)管理、黨群工作等事宜。

4、在工廠(chǎng)日常生、技術(shù)、經(jīng)營(yíng)管理、黨群工作中,有關(guān)圖紙、技術(shù)文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項,應按有關(guān)制度辦理,經(jīng)分管廠(chǎng)領(lǐng)導批準後,由主管業(yè)務(wù)科室書(shū)面或口頭通知執行,一般不用廠(chǎng)部文件發(fā)布。

5、凡各業(yè)務(wù)科室如開(kāi)專(zhuān)題會(huì )議所作的決定,一般都不應發(fā)文,不備查考,可以科室名義用《工作簡(jiǎn)訊》發(fā)會(huì )議紀要。

6、各業(yè)務(wù)科室與外單位發(fā)生的一般業(yè)務(wù)聯(lián)系,可用各科室的名義對外發(fā)函(應各自編號備查)不用廠(chǎng)部名義發(fā)文。

(四)發(fā)文程式與要求

第十條 發(fā)文程式規定:

1、各單位元需要發(fā)文,應事先分別向黨委、廠(chǎng)部提出申請;

2、黨委、廠(chǎng)部同意發(fā)文時(shí),主辦單位應以黨的方針、政策和國家法令,上級指示或工作實(shí)際需要草擬文件初稿;

3、草擬文稿必須從全廠(chǎng)角度出發(fā),做到情況確實(shí)、觀(guān)點(diǎn)鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡(jiǎn)煉、標點(diǎn)符號正確、書(shū)寫(xiě)工整。嚴禁使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和彩筆書(shū)寫(xiě);

4、文稿擬就後,擬搞人應填附發(fā)文稿紙首頁(yè),詳細寫(xiě)明文件標題、發(fā)送范圍、印刷份數、擬稿單位與擬稿人,并簽名、蓋章、標定日期和密級;

5、兩辦應根據黨委、廠(chǎng)部的要求和上級有關(guān)指示精神,有關(guān)文件規定,對文稿進(jìn)行審查和修改。對涂改不清、文字錯漏嚴重、內容不妥、格式不符的文稿應退回擬稿單位重新擬稿;

6、經(jīng)兩辦審查修改後的文稿,送部門(mén)主管領(lǐng)導核稿(對文稿內容、質(zhì)量負責);

7、對審核時(shí)修改較多,有礙列印和存檔的文稿,應由擬搞部門(mén)重新謄寫(xiě)清楚;

8、需經(jīng)會(huì )簽的文稿,應在交付列印前送會(huì )簽部門(mén)會(huì )簽;

9、文稿審核會(huì )簽後,按批準許可權的規定分別呈送黨委、廠(chǎng)部領(lǐng)導審定批準簽發(fā);

10、經(jīng)領(lǐng)導批準簽發(fā)後的文稿交兩辦機要秘書(shū)統一編號送打字室列??;

11、文件列印清樣,應由擬稿人校對,校對人員應在發(fā)文稿上簽名;

12、文件打字後,由兩辦派專(zhuān)人按數印刷,再由兩辦機要秘書(shū)分發(fā)并檢查落實(shí)情況,對印刷質(zhì)量不好的文件,機要秘書(shū)應拒絕蓋印分發(fā)。

(五)文件的借閱和清退

第十一條 各部門(mén)有關(guān)工作人員因工作需要借閱一般文件,需經(jīng)本部門(mén)負責人簽寫(xiě)便條,對有密級的文件須兩辦主任同意後方可借閱。

第十二條 借閱文件應嚴格履行借閱登記手續,就地閱看,按時(shí)歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄,不允許拆卷和在文件上勾劃等。

第十三條 兩辦機要秘書(shū)對承辦的公文應抓緊催辦,應定期對事情已經(jīng)辦妥的本廠(chǎng)文件和上級要求限期清退的文件,進(jìn)行收繳清退工作。(一般月底一小清,季末一中清、年終一總清)。如發(fā)現文件丟失,必須及時(shí)查明原因和責任者,并如實(shí)向領(lǐng)導報告。

第十四條 各部門(mén)應指定一位責任心強的同志負責文件收交、保管、保密、催辦檢查工作。

(六)文件的立卷與歸檔

第十五條 文件的歸檔范圍:

1、凡下列文件統一分別由兩辦負責歸檔:

(1)上級機關(guān)來(lái)文,包括上級對工廠(chǎng)報告、申請的批復;

(2)黨委、廠(chǎng)部發(fā)出的報告、指示、決定、決議、通報、紀要、重要通知、工作總結、領(lǐng)導發(fā)言和生經(jīng)營(yíng)工作的各類(lèi)計劃統計、季度、年度報表等;

(3)廠(chǎng)黨委會(huì )、廠(chǎng)長(cháng)辦公室、廠(chǎng)務(wù)會(huì )、工廠(chǎng)管理委員會(huì )、中層干部會(huì )以及各種專(zhuān)業(yè)例會(huì )記錄;

(4)廠(chǎng)黨代會(huì )、職代工、工會(huì )會(huì )員代表大會(huì )、團代會(huì )等廠(chǎng)一級的黨群組織召開(kāi)的代表大會(huì )所形成的報告、總結、決議、發(fā)言、簡(jiǎn)報、會(huì )議記錄等;

(5)有保存價(jià)值的人民來(lái)信來(lái)訪(fǎng)記錄及處理結果;

(6)叁加上級召開(kāi)的各種會(huì )議帶回的文件、資料及本廠(chǎng)在會(huì )上匯報表言材料等;

(7)上級機關(guān)領(lǐng)導同志來(lái)廠(chǎng)檢查視察工作的報告、指示記錄,以及本廠(chǎng)向上級進(jìn)行匯報的提綱和材料;

(8)反映本廠(chǎng)生、經(jīng)營(yíng)活動(dòng)、先進(jìn)人物事跡及廠(chǎng)領(lǐng)導工作等的音、像攝制品;

(9)工廠(chǎng)日志和大事記;

(10)工廠(chǎng)向上級請示批復的文件及上報的有關(guān)材料。

2、業(yè)務(wù)科室,各群團體日常工作中形成的活動(dòng)資料,由各業(yè)務(wù)科室、群團體負責立卷歸檔。

第十六條 立卷要求

1、文件立卷應按照內容、名稱(chēng)、作者、時(shí)間順序,分門(mén)別類(lèi)地進(jìn)行整理歸檔。

2、立卷時(shí),要求把文件的批復、正本、底稿、主件、附件收集齊全,保持文件、材料的完整性。

3、要堅持平時(shí)立卷與年終立卷歸檔相結合的原則。重要工作、重要會(huì )議形成的文件材料,要及時(shí)立卷歸檔。

4、上年度形成的文件材料,要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向檔案館(室)移交,清單一式兩份。(接交單位各留存一份備查)。

(七)文件的銷(xiāo)毀

第十七條 對於多馀、重復、過(guò)時(shí)和無(wú)保存價(jià)值的文件,兩辦機要室應定期清理造冊,并按上級有關(guān)規定,辦理申請銷(xiāo)毀手續。

第十八條 經(jīng)審核同意銷(xiāo)毀的文件,應派專(zhuān)車(chē)分別由兩辦機要秘書(shū)和正副主任護送到上級機關(guān)指定的紙廠(chǎng)監視銷(xiāo)毀。

公司文件管理制度(三)

第一章 總則

第一條 為加強公司文書(shū)檔案、聲像檔案資料的管理工作,保證文書(shū)檔案、聲像檔案的及時(shí)歸檔和妥善保管,特制定本規定。

第二條 負責檔案資料的歸檔督促和日常管理工作。對檔案資料必須按年度立卷,各系統和部門(mén)在工作活動(dòng)中形成的各種有保存價(jià)值的檔案資料,都要按照本制度的規定分別立卷歸檔。

第三條 堅持部門(mén)收集保管、定期歸檔制度。各系統和部門(mén)負責人均應指定專(zhuān)人負責收集保管本系統或部門(mén)的檔案資料并督促其及時(shí)歸檔。名單報檔案室備案,如有變動(dòng)須及時(shí)通知檔案室。因工作變動(dòng)或離職時(shí)應將經(jīng)辦或保管的檔案資料向接辦人員交接清楚,不得擅自帶走或銷(xiāo)毀。

第二章 文書(shū)檔案立卷歸檔方法

第一節 文件資料的收集管理

第四條 凡公司繕印發(fā)出的公文一律由辦公室統一收集保管。

第五條 一項工作由幾個(gè)部門(mén)參與辦理在工作活動(dòng)中形成的文件資料,由主辦部門(mén)收集保管。會(huì )議文件由會(huì )議召集部門(mén)收集保管。

第六條 公司員工外出培訓、學(xué)習、考察、調查研究、參加上級機關(guān)召開(kāi)的會(huì )議等公務(wù)活動(dòng)在核報差旅費時(shí),必須將有歸檔價(jià)值的文件資料向本部門(mén)檔案員辦理交接手續,檔案員簽字認可后會(huì )計部才給予核報差旅費。

第七條 各系統、部門(mén)檔案員的職責:

(一) 了解本部門(mén)的工作業(yè)務(wù),掌握本部門(mén)文件資料的歸檔范圍,收集保管本部門(mén)的文件資料。

(二) 認真執行定期歸檔制度。對本部門(mén)承辦的文件資料平時(shí)收集歸卷,每年的三月份前應將歸檔文件資料歸檔完畢,并向檔案員辦好交接簽收手續。

(三) 承辦人員借用文件資料時(shí),應積極地做好服務(wù)工作,并辦理臨時(shí)借用文件資料登記手續。

第二節 歸檔范圍

第八條 重要的會(huì )議資料,包括會(huì )議的通知、報告、決議、總結、領(lǐng)導人講話(huà)、典型發(fā)言、會(huì )議簡(jiǎn)報、會(huì )議記錄、會(huì )議紀要等。

第九條 上級機關(guān)發(fā)來(lái)的與公司有關(guān)的決定、決議、指示、命令、條例、規定、計劃等文件資料。

第十條 公司對外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來(lái)往的文書(shū)。

第十一條 公司的請示與上級機關(guān)的批復;公司反映主要工作活動(dòng)的報告、總結。

第十二條 公司內部的各種工作計劃、總結、報告、請示、批復、統計報表、重要工作記錄(表單)及工作簡(jiǎn)報。

第十三條 信訪(fǎng)工作資料。

第十四條 公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書(shū)等文件資料。

第十五條 公司管理人員任免的文件資料以及關(guān)于員工獎勵、處分的文件資料。

第十六條 公司的各種規章制度、實(shí)施細則、程序文件。

第十七條 公司的歷史沿革、大事記及反映公司重要活動(dòng)的剪報、照片、錄音、錄像等。

第十八條 公司保密制度中規定的保密范圍材料。

第十九條 公司重要設備檔案、財會(huì )檔案材料。

第三節 平時(shí)歸卷

第二十條 各部門(mén)都要建立健全平時(shí)歸卷制度。對處理完畢或批存的文件資料,由檔案員集中統一保管。

第二十一條 各部門(mén)應根據本部門(mén)的業(yè)務(wù)范圍及當年工作任務(wù),編制平時(shí)文件資料歸卷使用的'案卷類(lèi)目'。'案卷類(lèi)目'的條款必須簡(jiǎn)明確切,并編上條款號。

第二十二條 公文承辦人員應及時(shí)將辦理完畢或經(jīng)領(lǐng)導人員批存的文件資料,收集齊全,加以整理,送交本部門(mén)檔案員歸卷。

第二十三條 檔案員應及時(shí)將已歸卷的文件資料,按照'案卷類(lèi)目'條款,放入平時(shí)保存文件卷夾內'對號入座',并在文件處理登記薄上注明。

第四節 立卷

第二十四條 立卷工作由相關(guān)部門(mén)檔案員配合,檔案員負責組卷、編目。

第二十五條 案卷質(zhì)量總的要求是:遵循文件的形成規律和特點(diǎn),保持文件之間的有機聯(lián)系,區別不同的價(jià)值,便于保管和利用。

第二十六條 歸檔的文件資料種數、份數以及每份文件的頁(yè)數均應齊全完整。

第二十七條 在歸檔的文件資料中,應將每份文件的正件與附件、草稿與定稿、請示與批復、轉發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件,分別立在一起,不得分開(kāi)。文電應合一立卷;絕密文電單獨立卷,少數普通文電如果與絕密文有密切聯(lián)系,也可隨同絕密文電立卷。

第二十八條 不同年度的文件一般不得放在一起立卷,但跨年度的請示與批復,放在復文年立卷;沒(méi)有復文的,放在請示年立卷;跨年度的規劃放在針對的第一年立卷;跨年度的總結放在針對的最后一年立卷;跨年度的會(huì )議文件放在會(huì )議開(kāi)幕年,其它文件的立卷按照有關(guān)規定執行。

第二十九條 卷內文件資料應區別不同情況進(jìn)行排列,密不可分的文件資料應依序排列在一起,即批復在前,請示在后;正件在前,附件在后;草稿在前,定稿在后;其它文件資料依其形成規律或特點(diǎn),應保持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統的排列。

第三十條 卷內文件資料應按排列順序,依次編寫(xiě)頁(yè)號。

第三十一條 永久、長(cháng)期和短期案卷必須按規定的格式逐件填寫(xiě)卷內文件目錄。填寫(xiě)的字亦要工整。卷內目錄放在卷首。

第三十二條 有關(guān)卷內文件資料的情況說(shuō)明,都應逐項填寫(xiě)在備考表內。若無(wú)情況可說(shuō)明,也應將立卷人、檢查人的姓名和時(shí)期填上以示負責。備考表應置卷尾。

第三十三條 案卷封面,應逐項按規定用鋼筆書(shū)寫(xiě),字跡要工整、清晰。

第三十四條 案卷的裝訂和案卷各部分的排列格式:

(一) 案卷裝訂。裝訂前,卷內文件資料要去掉金屬物,對破壞的文件資料應按裱糊技術(shù)要求托裱,字跡已擴散的應復制并與原件一并立卷,案卷應用三孔一線(xiàn)封底打活結的方法裝訂。

(二) 案卷各部分的排列格式:軟卷封面(含卷內文件目錄)一文件一封底(含備考表),以案卷號排列次序裝入卷盒,置于檔案柜內保存。

第7篇 建設集團公司公文事務(wù)性文件管理制度

建設集團公司公文及事務(wù)性文件管理制度

1.目的

為了規范行政管理流程,使公司公文規范化,強化公司與部門(mén)之間、部門(mén)之間、上下級之間、公司與員工之間的聯(lián)系,減少工作糾紛,為指令的傳達、需求的溝通提供順暢的渠道,特制定本制度。

2.適用范圍

適用于公司全體員工。

3.術(shù)語(yǔ)和定義

3.1.公文:指與各部門(mén)、辦事處、分公司、項目部間傳送的紅頭文件。

3.2.公文的種類(lèi)中要有:

3.2.1.決定:適用于對重要事項或者重大行動(dòng)做出安排,變更或者撤銷(xiāo)不適當的決定事項、人事任免。公文的種類(lèi)中要有:

3.2.2.公告:適用于向公司外宣布重要事項或者決定事項。

3.2.3.通告:適用于公布各有關(guān)方面應當遵守或者周知的事項。

3.2.4.通知:適用于批轉下級單位的公文,轉發(fā)上級單位和不相隸屬單位的公文,傳達要求下級單位辦理和需要有關(guān)單位周知或者執行的事項、人事任免。

3.2.5.通報:適用于表彰先進(jìn),批評錯誤,傳達重要精神或者反映重要情況。

3.2.6.報告:適用于向上級單位匯報工作,反映情況,答復上級單位的詢(xún)問(wèn)(包括審計報告)。

3.2.7.請示:適用于向上級單位請求指示、批準。

3.2.8.批復:適用于答復下級單位的請示事項。

3.2.9.會(huì )議紀要:適用于公司月度總裁會(huì )議的記載、傳達會(huì )議情況和議定事項。

3.3.事務(wù)性文件:從事公司各項活動(dòng)中編制的除公司紅頭公文以外的所有文件。

4.制度內容

4.1.公文相關(guān)工作要求

4.1.1.擬稿:按照專(zhuān)業(yè)化擬辦的原則。涉及兩個(gè)部門(mén)以上會(huì )稿的,由主辦部門(mén)牽頭擬辦,有關(guān)部門(mén)會(huì )簽;

4.1.2.編號:編號由發(fā)文代字、年份和序號組成。

代字:發(fā)文單位,由'浙中建'表示;

年份應標全稱(chēng),用小括號'[]'括入;

序號即當年發(fā)文流水號,從1起編,序號前加'第'字;

編號示例:'浙中建[2022]第1號';(即浙江**建設集團有限公司2023年所發(fā)的第一份公文);

公文編號由行政人事部指定專(zhuān)人進(jìn)行記錄;

4.1.3.公文具體格式詳見(jiàn)附件《公司對外公文模板》;

4.1.4.簽發(fā)權限:對外發(fā)文,由總裁負責簽發(fā),行政人事部備案;

4.1.5.蓋章:簽發(fā)后,由印章管理人員蓋章,印章管理人員要進(jìn)行用印登記;

4.1.6.分發(fā):公文的分發(fā)由行政人事部及時(shí)分發(fā)到各部門(mén)、辦事處、分公司、項目部并做好分發(fā)登記工作;

4.1.7.歸檔:公文發(fā)文辦理完畢后,行政人事部要將公文原件和收文人的簽收單原件及時(shí)存檔。

4.2.事務(wù)性文件工作要求

4.2.1.文件編制格式

4.2.1.1.正式發(fā)布的文件必須編制'文件編號'、'文件主題(或文件名稱(chēng))'和'頁(yè)碼',以便于檢索;文件主題應簡(jiǎn)要準確概括出文件的主要內容;頁(yè)碼標識用'第 頁(yè) 共 頁(yè)'的形式標識;

4.2.1.2.一般文件按公司統一模版編制,詳見(jiàn)附件《公司事務(wù)性文件模板》,同一類(lèi)文件的編制格式應保持一致;

4.2.2.文件編號規則一般采用字母和數字混合,連續編號:

一般性事務(wù)文件編號為:zjzq-部門(mén)名稱(chēng)縮寫(xiě)-文件種類(lèi)代碼-年份-流水號;

公司制度、流程、指引編號為:zjzq-部門(mén)名稱(chēng)縮寫(xiě)-文件種類(lèi)代碼-流水號;

部門(mén)名稱(chēng)縮寫(xiě)為每個(gè)字漢語(yǔ)拼音的第一個(gè)字母,并用大寫(xiě)表示,一經(jīng)確定不得修改;

文件種類(lèi)代碼要能代表某一類(lèi)的文件,且這一類(lèi)的文件數量較多,對于文件數量極少的文件用'qt'表示'其他'類(lèi);文件種類(lèi)代碼可隨著(zhù)公司的文件產(chǎn)生情況增設,文件種類(lèi)代碼詳見(jiàn)附件《文件種類(lèi)及代碼》;

年度編號以4位阿拉伯數字表示;

每份文件正式發(fā)布后,文件編號不得變更,如此文件日后內容有修改,要更新此份文件的,只升級文件版本(文件版本用阿拉伯數字1、2、3、4……表示,第一次發(fā)布時(shí)用'1'表示,當有修改第二次發(fā)布時(shí)用'2'表示,版本標識時(shí)數字要連續,不得斷開(kāi)使用);

編號舉例:zjzq-cw-tz-2022-2,表示2023年2月財務(wù)部發(fā)出的通知,且該通知為財務(wù)部今年發(fā)出的第2份通知;

4.2.3.本規則發(fā)布之前已經(jīng)發(fā)布的各類(lèi)文件其文件編號保持原來(lái)的編號不變,本規則發(fā)布之后,如果要修改以前已經(jīng)發(fā)布的文件內容,按本規則重新編定文件編號。

5.文件種類(lèi)及代碼

文件種類(lèi)代碼文件種類(lèi)代碼文件種類(lèi)代碼文件種類(lèi)代碼

章程zc決議jy方案fa計劃jh

議案ya制度zd批復pf申請sq

流程lc合同ht通告tg報表bb

工作聯(lián)系單l*d通知tz總結zj日報rb

備忘錄bwl會(huì )議紀要hyjy信函*h周報zb1

傳真cz報告bg決定jd月報yb

指示zs請示qs招標zb其他qt

說(shuō)明:不在上述范疇的文件統一歸入'qt'其他類(lèi)中 ,隨著(zhù)此類(lèi)文件實(shí)際數量增加可增設新的文件代碼,需要增設時(shí)由行政人事部制定。

6. 公司目前以表單式管理為主,簡(jiǎn)單、明了、易懂,增設的表單詳見(jiàn)附件。

附件1:表22 對外傳真表

附件2:表23 公司事務(wù)性文件模板表

附件3:表24工作聯(lián)系表

附件4:表25市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)人員工作月報表

浙江**建設集團有限公司

二零一五年二月十二日

第8篇 某物業(yè)公司文件檔案管理制度格式怎樣的

物業(yè)公司文件檔案管理制度

(一)意義

(二)文件檔案的類(lèi)別與形式公司文件檔案包括以下各類(lèi)別的書(shū)面文字形式、磁卡和電腦存藏(硬盤(pán)存藏、磁盤(pán)存藏)形式。

1. 公司法律文件:公司章程、批準證書(shū)、營(yíng)業(yè)執照、驗資報告、審計報告、企業(yè)代碼、銀行稅務(wù)登記等2.公司董事會(huì )文件:董事會(huì )構成、股本構成、董事會(huì )決議、記要等3.公司管理制度:公司運營(yíng)、行政、財務(wù)、業(yè)務(wù)管理制度、文本、流程4.公司財務(wù)資料:各類(lèi)總、分帳冊、報表、單據、憑賬、報告等

5.公司人事薪資:人事結構、錄用考核文件、薪資結構、薪資表、獎金計劃及分配記錄、獎懲記錄、保險計劃及記錄《勞動(dòng)合同》等6.公司經(jīng)營(yíng)策略規劃:客戶(hù)需求分析、市場(chǎng)分析、各種調查分析、營(yíng)銷(xiāo)策略、公關(guān)網(wǎng)絡(luò )、實(shí)施計劃等7.公司客戶(hù)名冊:客戶(hù)名冊、服務(wù)合同、協(xié)議、策略聯(lián)盟協(xié)議、客戶(hù)拓展、防談名冊及記錄等8.公司業(yè)務(wù)文件:公司各項對外服務(wù)的內部管理制度、流程、文本及有關(guān)方法培訓資料、報價(jià)體系等9.公司客戶(hù)服務(wù)文件:服務(wù)過(guò)程中與客戶(hù)溝通產(chǎn)生的往來(lái)傳真、往來(lái)函、建議書(shū)、分析底稿、調查底稿、客戶(hù)提供之資料等10.公司客戶(hù)檔案:已結案客戶(hù)的完整檔案,包括客戶(hù)服務(wù)資料及公司各種服務(wù)文本、方案、策劃、設計成果等

11.公司專(zhuān)業(yè)資料:公司搜集的各種業(yè)務(wù)文本、流程、制度、企劃書(shū)、顧問(wèn)服務(wù)理論、方法、同業(yè)服務(wù)成果、各類(lèi)行業(yè)資料、公司由政府主管部門(mén)獲取及購買(mǎi)的政策法規、公司各類(lèi)剪報等

12.公司圖書(shū)、雜志:公司由公開(kāi)發(fā)行系統購買(mǎi)、訂購的各種圖書(shū)、雜志

13.公司日常行政文件:日常通知、備忘、報告、批復、外來(lái)文函

14.公司宣傳資料:公司對外宣傳廣告用之公司介紹、業(yè)務(wù)介紹、互聯(lián)網(wǎng)主頁(yè)介紹等。

第9篇 z物業(yè)公司文件資料管理制度

1、目的

規定本公司文件資料的編寫(xiě)、批準、發(fā)布、更改、保存和作廢等活動(dòng)以及適用外來(lái)文件的控制要求,確保公司各項工作正常開(kāi)展和保存必要的證據。

2、適用范圍

適用于本公司內部文件的編寫(xiě)、收發(fā)、控制及資料保管和外來(lái)文件的管理。

3、職責

3.1 各職能部門(mén)負責工作文件的編寫(xiě)、收集和存檔。

3.2 綜合管理部負責業(yè)主檔案的管理與控制。

3.3 辦公室負責文件發(fā)放、存檔、資料保管以及文件的處理。

3.4 辦公室主任主管文件、資料管理工作的控制。

4、相關(guān)文件

《文件控制程序》q/ph-qp-4.2.3

《質(zhì)量記錄控制程序》q/ph-qp-4.2.4

5、工作程序和管理辦法

5.1 文件的產(chǎn)生

5.1.1 各相關(guān)部門(mén)根據工作需求編寫(xiě)文件。

5.1.2總經(jīng)理助理對文件進(jìn)行審核。

5.1.3總經(jīng)理審批通過(guò)的文件由辦公室打印和發(fā)放,作為非受控文件生效。

5.1.4辦公室對生效的文件印制,必須使用[印制文件登記表](qr-wd01-02-01)。

5.2文件、資料的類(lèi)別

5.2.1 受控文件

a)內業(yè)資料;

b)圖紙資料;

c)按照質(zhì)量體系的控制要求進(jìn)行管理的文件;

d)在質(zhì)量體系中引用的法律、法規和外來(lái)文件;

e)與服務(wù)過(guò)程有關(guān)的合同協(xié)議;

f)業(yè)主檔案(如:公共合約、用戶(hù)登記表等,屬于業(yè)主財產(chǎn),由綜合管理部管理與控制,具體執行[顧客財產(chǎn)控制程序]q/ph-qp-7.5.4)。

管理與控制具體執行[文件控制程序]( q/ph-qp-4.2.3)。

5.2.2非受控文件

與公司經(jīng)營(yíng)和服務(wù)工作范圍相關(guān)的文件作為非受控文件管理,辦公室應對其進(jìn)行分類(lèi)和編碼,以便于歸檔,根據目前公司現有的非受控文件,可分為:

a)內行文、外行文: 1

b)未被質(zhì)量體系引用的外來(lái)文件: 2

c)與服務(wù)過(guò)程無(wú)關(guān)的合同協(xié)議: 3

d)未被質(zhì)量體系引用的法律法規: 4

e)行業(yè)標準性文件: 5

f)照片、錄像帶:6

g)電腦貯存:7

5.3文件、資料目錄的索引號

*-*.*-**

文件盒編號

同號柜序列號

文件柜編號

文件類(lèi)別編碼

5.4文件、資料歸檔與管理

5.4.1各職能部門(mén)對各種工作文件進(jìn)行編寫(xiě)、收集、整理和存檔,并匯總到辦公室統一管理。

5.4.2辦公室負責文件、資料的保密性防范,公司所有受控文件和非受控文件的資料均屬保密性文件。

5.4.3辦公室負責對文件、資料的管理和保護,文件、資料應分門(mén)別類(lèi)包裝和存放,對于需存檔的文件、資料要及時(shí)存檔,并建立[存檔備案資料目錄](méi)(qr-wd01-02-02),注明文件類(lèi)別、索引號、份數等,如用必要還應有內容說(shuō)明。并在檔案柜上貼好存放文件的索引號范圍。確保調用、借閱文件、資料時(shí)易于識別和檢索,便于對文件資料的保管。

5.5 文件、資料的發(fā)放

5.5.1文件應按各職能部門(mén)工作性質(zhì)和范圍發(fā)放,由辦公室制定[文件分發(fā)登記表](qr-wd01-02-03),注明發(fā)放范圍、數量、分發(fā)號等,并要求領(lǐng)用人在[文件分發(fā)登記表]上簽領(lǐng),以便對發(fā)放的文件進(jìn)行統計和檢查。

5.5.2辦公室在文件發(fā)放的過(guò)程中不得誤發(fā)、遺失,發(fā)現文件誤發(fā)時(shí)應立即追回,同時(shí)作好文件的補救工作。

5.6文件資料的調用、借閱與歸還

5.6.1借閱者應在[文件、資料借閱登記表](qr-wd01-02-04)上詳細注明文件、資料的編號和圖號,并按時(shí)歸還和辦理歸還手續

5.6.2借閱的文件、資料未經(jīng)允許不得復印、摘抄、外借和傳播。

5.6.3借閱的文件、資料歸還時(shí),辦公室應對文件資料是否完好進(jìn)行檢查,若文件、資料受損的,借閱者應闡述受損原因,并在[文件、資料借閱登記表]的備注欄上注明,因人為因素造成的應追究當事人的責任。

5.6.4機密性文件的調用與借閱規定

a)a級機密文件資料:公司年度計劃、公司年終報告總結及公司章程、董事會(huì )決議,公司財務(wù)報表、法律訴訟文件等的調用與借閱需經(jīng)總經(jīng)理批準。

b)b級機密文件資料:業(yè)主檔案,公司員工檔案、公司規章制度、公司經(jīng)營(yíng)專(zhuān)項審批文件等的調用與借閱需經(jīng)辦公室主任批準。

c)c級機密文件資料:內業(yè)資料和技術(shù)性圖紙資料、法律法規類(lèi)文件的調用與借閱需經(jīng)有關(guān)部門(mén)負責人批準并向辦公室聯(lián)系辦理。

d)行業(yè)主管借閱文件、資料的僅限于b級機密和c級機密文件、資料。

e)業(yè)主(用戶(hù))因工作需要借閱文件、資料的,僅限于技術(shù)圖紙和已張貼在公共場(chǎng)所的文件。

f)外來(lái)單位借閱、調用文件、資料的限于國家執法部門(mén),如公安機關(guān)、檢察機關(guān)、法院等單位因工作和偵破案件需要的,可以給予協(xié)助與配合,但在此之前應檢驗和登記來(lái)訪(fǎng)單位和人員的證明文件和相關(guān)證件,由辦公室主任向總經(jīng)理請示后親自辦理。

g)以上文件資料的調用與借閱按5.5.1 、5.5.2和5.5.3條款執行。

5.7 文件的復制、破損和丟失

5.7.1未經(jīng)允許,不得隨意復印公司的文件資料,如因工作需要復印文件,須經(jīng)辦公室主任批準,并在[文件復印登記表](qr-wd01-02-05)上填寫(xiě)復印文件的名稱(chēng),復印數量,并簽名。

5.7.2文件使用人應對文件妥善保管,當文件破損嚴重影響使用或丟失時(shí),應填寫(xiě)[文件補發(fā)申請表](qr-wd01-02-06),由辦公室主任批準,辦理更換手續。補發(fā)新文件時(shí)應收回破損文件,并應給予新的分發(fā)號,新的分發(fā)號延續原來(lái)文件分發(fā)號。

5.8 文件、資料的更新

文件增加條款和更新時(shí)應及時(shí)更換,保證在使用處獲得有效版本。

5.9 文件的作廢與銷(xiāo)毀

5.9.1內容不適用于公司運行或超過(guò)有效期限的文件,經(jīng)過(guò)總經(jīng)理過(guò)期審批后給予作廢或銷(xiāo)毀處理。

5.9.2在分發(fā)過(guò)程中發(fā)現文件遺失或在使用過(guò)程中文件破損嚴重和丟失的,應向上級匯報,經(jīng)總經(jīng)理審批后,給予作廢處理。

5.9.3 作廢文件蓋作廢章,留一至兩份備案,其余銷(xiāo)毀。文件銷(xiāo)毀處理時(shí)需兩個(gè)人進(jìn)行,一人實(shí)施,一人監督。

5.9.4辦公室對于作廢和銷(xiāo)毀的文件,應在[作廢、銷(xiāo)毀文件登記表](qr-wd01-02-07)上注明作廢或銷(xiāo)毀文件的編號、版本號和分發(fā)號作廢,并向各部門(mén)書(shū)面發(fā)布作廢聲明,防止誤用。

6、使用的記錄表格

序號

名稱(chēng)

編號

存放地點(diǎn)

存放時(shí)間

1

[印制文件登記表]

qr―wd01―02―01

辦公室

一年

2

[存檔備案資料目錄](méi)

qr―wd01―02―02

辦公室

長(cháng)期

3

[文件分發(fā)登記表]

qr―wd01―02―03

辦公室

一年

4

[文件、資料借閱登記表]

qr―wd01―02―04

辦公室

一年

5

[文件復印登記表]

qr―wd01―02―05

辦公室

一年

6

[文件補發(fā)申請表]

qr―wd01―02―06

辦公室

一年

7

[作廢、銷(xiāo)毀文件登記表]

qr―wd01―02―07

辦公室

一年

起草人: 審核人: 審批人:

日期: 日期: 日期:

第10篇 物業(yè)管理公司文件管理制度-6

物業(yè)管理公司文件管理制度6

第一節總則

一、為適應公司全方位規范化科學(xué)管理,做好公司文件管理工作,使之規范化和制度化,特制定本制度。

二、公司文件是傳達方針政策,發(fā)布公司行政規章制度、指示、請示和答復問(wèn)題、指導商洽工作、報告情況、交流信息的重要工具。因此,必須認真做好文件的管理工作,有效地為公司發(fā)展服務(wù)。

三、公司全體員工都應發(fā)揚深入調查、聯(lián)系群眾、結合實(shí)際、實(shí)事求是和認真負責的工作作風(fēng),努力提高文件質(zhì)量和處理效率。

四、文件處理必須做到準確、及時(shí)、安全,嚴格按照規定的時(shí)限和要求完成。公司文件由總經(jīng)辦統一發(fā)放、傳遞、用印、保管和立卷歸檔。

第二節文件分類(lèi)

一、規定。發(fā)布重要的行政規章制度,采取重大的強制性行政措施,用'規定'。

二、決定、決議。對重要事項或重大行動(dòng)做出安排,用'決定'。經(jīng)會(huì )議討論通過(guò)并要求貫徹的事項,用'決議'。

三、通知。轉發(fā)上級機關(guān)文件,批轉下級文件,要求下級辦理和需要共同執行的事項,用'通知'。

四、通報。表彰先進(jìn),批評錯誤,傳達重要信息,用'通報'。

五、請示、報告。向上級請求批示與批準,用'請示'。向上級匯報工作、反映情況、提出建議,用'報告'。

六、批復。答復請示事項用'批復'。

七、函。商洽工作、詢(xún)問(wèn)問(wèn)題、向有關(guān)主管部門(mén)請求批準等,用'函'。

八、會(huì )議紀要。傳達會(huì )議議定事項和主要精神,要求與會(huì )者共同遵守的,用'會(huì )議紀要'。

第三節文件格式

一、文件一般由標題、發(fā)文字號、簽發(fā)人、密級、緊急程度、正文、附件、發(fā)文時(shí)間、印章、主題詞、主送單位(部門(mén))、抄報(送)單位(部門(mén))等部份組成。

二、文件標題應準確簡(jiǎn)要概括文件的主要內容。

三、發(fā)文字號包括代號、年號、順序號。

四、公司發(fā)文代號分為四種:①'***發(fā)'、②'***人發(fā)'、③'***客發(fā)'。冠以上述發(fā)文代號的內發(fā)文件應對全公司具有效力,對外發(fā)文應代表公司的整體意志。

發(fā)文一般應該是對公司各方面事務(wù)具有一定指導性或約束力的事項的宣告,日常的程序性、流程性文件則應以工單、請示、報告、簡(jiǎn)報等形式流轉。力避隨意發(fā)文。

'***發(fā)'用于公司及各部門(mén)的對內對外發(fā)文,由總經(jīng)辦統一編號;'***人發(fā)'、'***客發(fā)'分別用于人力資源部的對內對外發(fā)文及客戶(hù)服務(wù)中心的對外發(fā)文,文件由發(fā)文部門(mén)自行編號,總經(jīng)辦統一認定。(公司其他部門(mén)均以'***發(fā)'的代號發(fā)文,以②、③代號發(fā)文,須在發(fā)文權限范圍內。)

五、文件必須蓋章或簽字。

六、密級分為'絕密'、'機密'、'秘密'。

七、緊急程度分為'特急'、'急'、'平'。

八、文件內容要求事實(shí)清楚、觀(guān)點(diǎn)鮮明、條理清晰、文字精煉、用語(yǔ)準確。

九、發(fā)文單位必須注明全稱(chēng)。

十、多頁(yè)文件應標明頁(yè)碼。

十一、文字從左至右橫寫(xiě)、橫排,左側留裝訂位。

十二、文件紙一般使用a4型。

第四節收文

一、收文一律使用《收文簿》。

二、外單位來(lái)文均由行政部指定專(zhuān)人收文,由總經(jīng)辦統一拆封、登記,根據文件屬性及時(shí)分送相關(guān)部門(mén)。

第五節辦文

一、辦文包括文件的分送、傳遞、承辦、催辦等程序。

二、辦文由總經(jīng)辦統一安排,包括文件的分送、傳遞和催辦。

三、協(xié)辦部門(mén)必須積極配合主辦部門(mén)完成文件處理。

四、文件的催辦由總經(jīng)辦負責,防止漏辦或延誤。

五、嚴格按照時(shí)限要求完成。

六、文件傳遞必須保證安全,完善簽收手續,防止文件遺失。

七、文件辦理完畢后,統一交由總經(jīng)辦指定專(zhuān)人保管、立卷歸檔。

第六節發(fā)文

一、發(fā)文一律使用《***公司發(fā)文稿紙》。

二、發(fā)文程序如下:

公司內部發(fā)文:

擬稿人→部門(mén)經(jīng)理核準→主管副總經(jīng)理→總經(jīng)辦統一編號→打印→蓋章(簽字)→發(fā)文→備案

對外發(fā)文:

擬稿人→部門(mén)經(jīng)理審核→主管副總經(jīng)理→總經(jīng)理核準→總經(jīng)辦統一編號→打印→蓋章(簽字)→發(fā)文→備案

第七節其他

一、時(shí)限要求:

1、特急:限4個(gè)工作時(shí)內完成。

2、急:限8個(gè)工作時(shí)內完成。

3、平:限16個(gè)工作時(shí)內完成。

二、文件的保密要求:

1、絕密文件:閱后應立即退回發(fā)文部門(mén),并由發(fā)文部門(mén)保存在保險柜內。

2、機密文件:閱后應立即保存在保險柜內。

3、秘密文件:閱后立即保存在文件柜內。

三、文件立卷歸檔按照《檔案管理制度》執行。

第11篇 某公司文件和檔案管理制度

為保證公司文件的完整,便于查找利用,做好收集、立卷、保管、等工作,維護文件檔案的完整和安全,特制定本制度。

一、公司設立文件檔案管理專(zhuān)員,切實(shí)做好文件檔案的收集、分類(lèi)、整理、立卷、歸檔工作,保證文件檔案資料的齊全完整,提高案卷質(zhì)量,使文件檔案管理工作達到標準化、制度化、規范化的要求,并逐步實(shí)現電子信息化管理。

二、凡是公司在工作中形成的文件和具有查考利用價(jià)值的各類(lèi)資料、原始記錄、出版物、各種圖表薄冊、照片以及與本公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)相關(guān)的上級事文等都要齊全完整地收集、整理、立卷、保管。

三、人力資源專(zhuān)員要做好公司員工人事檔案的收集、整理、立卷、管理工作,確保資料完整。

四、檔案管理員要對公司安全生產(chǎn)相關(guān)文件資料專(zhuān)門(mén)建檔。進(jìn)行管理。

五、立卷應根據其相互聯(lián)系、保存價(jià)值分類(lèi)整理立卷,保證檔案的齊全、完整,能反映公司的主要情況,以便于保管和利用。

六、文件資料檔案的保管、查閱。

1、所有檔案必須入框上架,科學(xué)排列,便于查找,避免暴露或捆扎堆放。

2、文件柜、檔案室要保持整潔衛生,認真做好文件檔案“八防”工作,特別是檔案室防火、防鼠、防濕、防盜工作要常抓不懈,要定期檢查、經(jīng)常核對文件檔案資料,發(fā)現問(wèn)題及時(shí)處理、報告并做好相關(guān)記錄,確保文件檔案資料的完整與安全。

七、公司內部員工因工作需要查閱檔案資料,須報請公司分管領(lǐng)導批準,外單位人員要查閱、復印公司檔案,必須持單位介紹信并經(jīng)本公司分管領(lǐng)導批準后,方可查閱;公司所有檔案一律不允許外借。不論是誰(shuí)查閱、復印檔案,公司檔案管理員都必須如實(shí)進(jìn)行登記,注清查閱時(shí)間、查閱內容、查閱人姓名、批準領(lǐng)導、是否復印等相關(guān)內容。

八、對于公司機密文件及檔案的管理,要有專(zhuān)柜存放并單獨設鎖,無(wú)關(guān)人員不準接觸,工作人員要嚴守機密。

九、本公司的文件及檔案包括:安全生產(chǎn)會(huì )議記錄(含紀要)、安全費用提取使用記錄、員工安全教育培訓記錄、勞動(dòng)防護用品采購發(fā)放記錄、危險源管理臺帳、安全生產(chǎn)檢查記錄、授權作業(yè)指令單、事故調查處理報告、事故隱患整改記錄、安全生產(chǎn)獎懲記錄、特種作業(yè)人員登記記錄、特種設備管理記錄、外來(lái)施工隊伍安全管理記錄、安全設備設施管理臺賬(包括安裝、運行、維護等)、有關(guān)強制性檢測檢驗報告或記錄、新改擴建項目“三同時(shí)”、風(fēng)險評價(jià)信息、職業(yè)健康檢查與監護記錄、應急演習信息、技術(shù)圖紙等。

第12篇 物業(yè)管理公司文件管理制度怎么寫(xiě)

物業(yè)管理公司文件管理制度

第一節 總則

一、為適應公司全方位規范化科學(xué)管理,做好公司文件管理工作,使之規范化和制度化,特制定本制度。

二、公司文件是傳達方針政策,發(fā)布公司行政規章制度、指示、請示和答復問(wèn)題、指導商洽工作、報告情況、交流信息的重要工具。

因此,必須認真做好文件的管理工作,有效地為公司發(fā)展服務(wù)。

三、公司全體員工都應發(fā)揚深入調查、聯(lián)系群眾、結合實(shí)際、實(shí)事求是和認真負責的工作作風(fēng),努力提高文件質(zhì)量和處理效率。

四、文件處理必須做到準確、及時(shí)、安全,嚴格按照規定的時(shí)限和要求完成。

公司文件由總經(jīng)辦統一發(fā)放、傳遞、用印、保管和立卷歸檔。

第二節 文件分類(lèi)

一、規定。

發(fā)布重要的行政規章制度,采取重大的強制性行政措施,用'規定'。

二、決定、決議。

對重要事項或重大行動(dòng)做出安排,用'決定'。

經(jīng)會(huì )議討論通過(guò)并要求貫徹的事項,用'決議'。

三、通知。

轉發(fā)上級機關(guān)文件,批轉下級文件,要求下級辦理和需要共同執行的事項,用'通知'。

四、通報。

表彰先進(jìn),批評錯誤,傳達重要信息,用'通報'。

五、請示、報告。

向上級請求批示與批準,用'請示'。

向上級匯報工作、反映情況、提出建議,用'報告'。

六、批復。

答復請示事項用'批復'。

七、函。

商洽工作、詢(xún)問(wèn)問(wèn)題、向有關(guān)主管部門(mén)請求批準等,用'函'。

八、會(huì )議紀要。

傳達會(huì )議議定事項和主要精神,要求與會(huì )者共同遵守的,用'會(huì )議紀要'。

第三節 文件格式

一、文件一般由標題、發(fā)文字號、簽發(fā)人、密級、緊急程度、正文、 、發(fā)文時(shí)間、印章、主題詞、主送單位(部門(mén))、抄報(送)單位(部門(mén))等部份組成。

二、文件標題應準確簡(jiǎn)要概括文件的主要內容。

三、發(fā)文字號包括代號、年號、順序號。

四、公司發(fā)文代號分為四種:

①'發(fā)'、②'人發(fā)'、③'客發(fā)'。

冠以上述發(fā)文代號的內發(fā)文件應對全公司具有效力,對外發(fā)文應代表公司的整體意志。

發(fā)文一般應該是對公司各方面事務(wù)具有一定指導性或約束力的事項的宣告,日常的程序性、流程性文件則應以工單、請示、報告、簡(jiǎn)報等形式流轉。

力避隨意發(fā)文。

'發(fā)'用于公司及各部門(mén)的對內對外發(fā)文,由總經(jīng)辦統一編號;

'人發(fā)'、'客發(fā)'分別用于人力資源部的對內對外發(fā)文及客戶(hù)服務(wù)中心的對外發(fā)文,文件由發(fā)文部門(mén)自行編號,總經(jīng)辦統一認定。

(公司其他部門(mén)均以'發(fā)'的代號發(fā)文,以②、③代號發(fā)文,須在發(fā)文權限范圍內。)

五、文件必須蓋章或簽字。

六、密級分為'絕密'、'機密'、'秘密'。

七、緊急程度分為'特急'、'急'、'平'。

八、文件內容要求事實(shí)清楚、觀(guān)點(diǎn)鮮明、條理清晰、文字精煉、用語(yǔ)準確。

九、發(fā)文單位必須注明全稱(chēng)。

十、多頁(yè)文件應標明頁(yè)碼。

十一、文字從左至右橫寫(xiě)、橫排,左側留裝訂位。

十二、文件紙一般使用a4型。

第四節 收文

一、收文一律使用《收文簿》。

二、外單位來(lái)文均由行政部指定專(zhuān)人收文,由總經(jīng)辦統一拆封、登記,根據文件屬性及時(shí)分送相關(guān)部門(mén)。

第五節 辦文

一、辦文包括文件的分送、傳遞、承辦、催辦等程序。

二、辦文由總經(jīng)辦統一安排,包括文件的分送、傳遞和催辦。

三、協(xié)辦部門(mén)必須積極配合主辦部門(mén)完成文件處理。

四、文件的催辦由總經(jīng)辦負責,防止漏辦或延誤。

五、嚴格按照時(shí)限要求完成。

六、文件傳遞必須保證安全,完善簽收手續,防止文件遺失。

七、文件辦理完畢后,統一交由總經(jīng)辦指定專(zhuān)人保管、立卷歸檔。

第六節 發(fā)文

一、發(fā)文一律使用《公司發(fā)文稿紙》。

二、發(fā)文程序如下:公司內部發(fā)文:擬稿人→部門(mén)經(jīng)理核準→主管副總經(jīng)理→總經(jīng)辦統一編號→打印→蓋章(簽字)→發(fā)文→備案對外發(fā)文:擬稿人→部門(mén)經(jīng)理審核→主管副總經(jīng)理→總經(jīng)理核準→總經(jīng)辦統一編號→打印→蓋章(簽字)→發(fā)文→備案

第七節 其他

一、時(shí)限要求:

1、特急:限4個(gè)工作時(shí)內完成。

2、急:限8個(gè)工作時(shí)內完成。

3、平:限16個(gè)工作時(shí)內完成。

二、文件的保密要求:

1、絕密文件:閱后應立即退回發(fā)文部門(mén),并由發(fā)文部門(mén)保存在保險柜內。

2、機密文件:閱后應立即保存在保險柜內。

3、秘密文件:閱后立即保存在文件柜內。

三、文件立卷歸檔按照《檔案管理制度》執行。

x公司文件管理制度(十二篇)

公司文件管理制度1.0 總則為減少發(fā)文數量,提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量,充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導作用,特制訂本制度。2.0 文件管理內容主要包括:上級函、電、來(lái)文,同級函
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