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物業(yè)管理公司檔案管理制度8(十一篇)

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物業(yè)管理公司檔案管理制度8

第1篇 物業(yè)管理公司檔案管理制度8

物業(yè)管理公司檔案管理制度(八)

依據《中華人民共和國檔案法》,結合企業(yè)實(shí)際情況,確保檔案的完整和安全,特制定本制度。

一、檔案工作的基本原則

檔案實(shí)行集中管理與分散管理相結合,即分別為公司、部門(mén)管理,專(zhuān)人負責檔案管理工作。公司各部門(mén)在各項活動(dòng)中所形成的具有參考價(jià)值的文件、材料,由承辦單位、經(jīng)辦人負責將辦完的文件、資料及時(shí)歸檔。

二、文件資料點(diǎn)收、整理和歸檔

1、文件結案移送歸檔時(shí),檢查文件的文本及附件是否完整,如有短缺,應立即追查歸入。

2、文件如經(jīng)過(guò)抽查,應有部門(mén)主管領(lǐng)導的簽認。

3、文件的處理手續必須完善,如有遺漏,應立即退回承辦人。

4、做好收件登記、編號、運轉、催辦工作,按規定程序符合立卷標準要求,及時(shí)分類(lèi)、立卷、歸檔。

三、檔卷管理

1、每年對檔案材料的數量、保管等情況進(jìn)行一次檢查,發(fā)現問(wèn)題及時(shí)采取補救措施,確保檔案的安全。

2、做好相關(guān)的防范措施,注意保密工作。

3、保持檔案室清潔,隨時(shí)擦拭檔案櫥、架,并采取防蟲(chóng)蛀腐朽工作。

4、每年按規定清理一次,已到保管期限,確定銷(xiāo)毀的檔案材料必須列冊登記,經(jīng)領(lǐng)導審批后作銷(xiāo)毀處理。

四、檔案調、借閱

1、嚴格履行調、借閱登記、審批手續,一般僅限在檔案室查閱。確因工作需要帶出復印或摘抄文件,須經(jīng)領(lǐng)導批準。

2、借檔人不得轉借、拆卸、調換、污損所借的檔案。

3、檔案歸還,經(jīng)檔案管理人員檢查無(wú)誤后,立即歸入檔卷。

第2篇 物業(yè)管理公司檔案資料管理制度4

物業(yè)管理公司檔案資料管理制度(4)

一、重視檔案資料的整理及管理工作,設置專(zhuān)職人員進(jìn)行專(zhuān)業(yè)化管理。

二、辦公室根據“檔案管理目標責任”要求,按期、按年、按月、按時(shí)將公司各項年度方針、工作目標、各項工作建立檔案,指派檔案管理人員詳細分類(lèi),進(jìn)行歸檔。

三、檔案資料員工作職責

1、負責做好收件登記、編號、運轉和檢查未歸檔文件的催辦工作。

2、按規定及時(shí)、正確地辦理各種資料的動(dòng)態(tài)注記。

3、按時(shí)收集好各類(lèi)檔案資料,不散失,不遺留,做好立卷歸檔,分類(lèi)要準確,裝訂要工整,符合立卷標準。

4、及時(shí)制訂工作計劃和做好年終總結,特別是要做好為領(lǐng)導提供各種資料的參考、查找工作。

5、嚴格執行查閱資料的規定辦法和資料保密紀律。

6、妥善保管好各類(lèi)檔案資料,嚴厲杜絕由于個(gè)人疏忽或麻痹大意而使檔案丟失及由于檔案室內溫度不適而受潮或干燥造成的損失。

四、公、檢、法部門(mén)或房管部門(mén)和上級主管機關(guān)因辦案需要,需查閱有關(guān)房產(chǎn)資料,按規定憑介紹信查閱。

五、律師事務(wù)所要有關(guān)了解當事人資料的,同樣按其介紹信并出示“聘請律師合同書(shū)”為準,由資料員代為查閱,并根據不同情況采取口頭或書(shū)面方式給予回復。

第3篇 物業(yè)管理公司檔案管理制度9

物業(yè)管理公司檔案管理制度(九)

第一條 總則

1.為規范公司檔案管理,更有效地為公司的各項工作的順利開(kāi)展服務(wù),特制定本制度。

2.本制度的檔案指公司日常工作中發(fā)生的重要書(shū)面文件、音像資料,包括:國家政府部門(mén)重要公文、工程技術(shù)檔案、財務(wù)檔案、法律文書(shū)、各種文書(shū)檔案及其他專(zhuān)門(mén)檔案(人事檔案等)。

3.公司對檔案實(shí)行集中統一管理。

第二條 檔案管理架構

1.公司檔案管理由辦公室主管,設立綜合檔案室。

2.綜合檔案室由辦公室檔案管理員負責管理,各管理處設兼職檔案管理人員。

3.綜合檔案室負責公司全部重要檔案原件的管理。各管理處由兼職檔案管人員負責檔案的收集、整理和移交工作。

第三條 檔案分類(lèi):

1.文書(shū)類(lèi)檔案

1)政府部門(mén)各類(lèi)文件

2)公司對外、對內各類(lèi)正式發(fā)文

3)法律公文

4)廣告策劃文案

2.工程技術(shù)類(lèi)

1)設備設施檔案

2)招投標檔案

3.財務(wù)類(lèi)檔案

4.合同類(lèi)檔案

5.公司各類(lèi)證照

6.影音類(lèi)文件

第四條 歸檔工作流程

1.檔案工作分為八個(gè)環(huán)節:收集、整理、鑒定、保管、編目、檢索、統計、利用。

2.各管理處以管理項目為單位,按檔案分類(lèi)要求,在第一時(shí)間將文件、證照原件整理后,負責移交至公司綜合檔案室歸檔。

3.各管理處按要求建立檔案,做好檔案登記目錄,經(jīng)管理處負責人審簽后,及時(shí)交送公司綜合檔案室備查,并依據要求將檔案原件移交公司綜合檔案室。如管理處確需留存原件的,應與公司綜合檔案室辦理檔案借閱手續。

第五條 歸檔要求

1.歸檔文件必須完整齊全。

2.歸檔文件必須按規定分類(lèi)、整理、編目。

3.檔案編目

1)文書(shū)類(lèi)檔案:年度+(項目)部門(mén)或管理處+案卷號

如:2004/市場(chǎng)/001

2)工程類(lèi)檔案:年度+項目+檔案分類(lèi)+案卷號

如:2004/百事可樂(lè )/項目/001

3)財務(wù)類(lèi)檔案:會(huì )計年度設置

4)合同類(lèi)檔案:部門(mén)(項目)+合同類(lèi)型+年份+案卷號

4.歸檔文件不能用鉛筆、圓珠筆、彩筆和藍色復印紙書(shū)寫(xiě)。熱敏紙類(lèi)的傳真件、復印件均不能歸檔。

5.音像檔案要求:磁帶、錄像帶、光盤(pán)要原版;計算機軟盤(pán)、光盤(pán)要可運行。音像檔案采取總登記方式(登記表見(jiàn)附件2):

1)照片、底片要求清晰完整,并附有說(shuō)明文字材料,包括事件、時(shí)間、人物、背景、攝影者五要素。

2)錄音帶、錄像帶、計算機軟件應在盒套貼有標簽注明:題目(內容)、制作日期、制作人、盤(pán)數、序號等。

第六條 檔案借閱、移交

1.公司檔案室檔案原則不外借其他單位,如確需外借需經(jīng)公司主管副總批準。

2.借閱檔案、證照一律辦理借閱手續。檔案需妥善保管,不得私自涂改、拆卷、復印及轉借他人。

3.各管理處只能借閱本部門(mén)形成檔案,若跨部門(mén)借閱,須經(jīng)檔案主管部門(mén)負責人批準。

4.公司檔案管理人員在調離崗位、或離職時(shí),由辦公室主任負責監督辦理檔案的交接工作,將檔案移交表填寫(xiě)清楚。

第七條 保管和保密制度

1.存放檔案的檔案柜排放整齊;采用統一的檔案盒,且要求標識明確。

2.檔案保管要做到防火、防光、防塵、防盜、防鼠、防潮。

3.檔案的保密?chē)栏駡绦袡n案保密制度,采取相應保管措施。銷(xiāo)毀檔案要由專(zhuān)人監銷(xiāo),防止泄密。

4.節假日期間,檔案庫房、檔案柜要加封條。

第八條 附則

工程檔案、財務(wù)檔案管理制度細則由部門(mén)另行制定。

第4篇 物業(yè)管理公司人事檔案管理制度8

物業(yè)管理公司人事檔案管理制度(八)

第一章總 則

第一條為加強公司員工的人事檔案管理,使公司人事檔案得到有效保護和利用,根據《中華人民共和國檔案法》、《浙江zz物業(yè)管理有限公司人事管理制度》等有關(guān)規定,特制定《浙江zz物業(yè)管理有限公司人事檔案管理制度》。

第二條員工人事檔案是記載員工個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現、工作實(shí)績(jì)等內容的文件材料,是歷史地、全面地考察、了解和正確任用員工的重要依據,是本公司檔案的重要組成部分。

第三條本公司的人事檔案工作任務(wù):

1、保管員工人事檔案;

2、收集、鑒別和整理員工人事檔案材料;

3、辦理員工人事檔案的查閱、借用和轉遞;

4、通過(guò)人事檔案了解熟悉員工,為人事工作提供情況;

5、逐步實(shí)現員工人事檔案管理手段的科學(xué)化和現代化。

第四條本公司的員工人事檔案管理由公司綜合服務(wù)部負責。

第二章 人事檔案的收集和歸檔

第五條員工人事檔案材料的收集、歸檔,是公司綜合服務(wù)部與其他各部門(mén)的共同任務(wù),必須按照有關(guān)規定,互相配合,認真做好。

第六條員工人事檔案材料的收集歸檔范圍,嚴格按照公司的人事檔案管理要求執行。員工人事檔案材料內容:

1、員工登記表(含照片)。

2、個(gè)人簡(jiǎn)歷。

3、考核材料(如試用期滿(mǎn)考核鑒定、見(jiàn)習期滿(mǎn)考核鑒定以及近三年的年度考核記錄、素質(zhì)測試記錄等)。

4、各類(lèi)證書(shū)復印件、原件:(包括:①學(xué)歷證書(shū)復印件;②各類(lèi)資格證書(shū)復印件;③身份證復印件;④職務(wù)聘免復印件;⑤體檢表、干部身份表;⑥其它等)。

5、獎懲材料。

6、兼職情況(包括出任董監事情況<原件或復印件>、擔任社會(huì )職務(wù)情況<原件或復印件>等)。

7、承諾書(shū)、勞動(dòng)合同(應做到文本齊全完整,時(shí)間連續及時(shí))、各類(lèi)因公出國協(xié)議或培訓協(xié)議、擔保書(shū)等。

8、各類(lèi)審批材料(復印件,包括⑴應聘材料;⑵面試材料;⑶錄用審批材料;⑷職務(wù)聘免審批材料;⑸調整工資審批表;⑹因公出國審批材料;⑺用工性質(zhì)晉升審批表;⑻離職審批表<原件>,辭職批復;⑼離退休審批表;⑽調令單、分配單;⑾其它)。

9、其它可供參考材料(如近三年內的員工個(gè)人年度工作總結或述職報告、各類(lèi)培訓總結、培訓成績(jì)、出國培訓總結等)。

第七條收集歸檔的人事檔案材料必須是文字、內容清楚完整,印章手續完備,且辦理完畢的正式審核、審批、簽署、落款文字材料。

第八條員工人事檔案材料必須用毛筆或鋼筆書(shū)寫(xiě),字跡要工整、清晰,不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色墨水和復寫(xiě)紙書(shū)寫(xiě)。

第九條形成員工人事檔案材料的部門(mén),在形成正式材料后的一個(gè)月內,負責按要求把應歸檔的材料送交綜合服務(wù)部歸檔。

第十條 公司綜合服務(wù)部發(fā)現送交的人事檔案材料不符合歸檔要求時(shí),要及時(shí)通知形成檔案材料的部門(mén),補送材料或補辦手續。形成材料的部門(mén)要按規定認真辦理。

第十一條 員工人事檔案管理人員要經(jīng)常了解和掌握干部人事檔案材料來(lái)源的信息、溝通渠道、及時(shí)收集應歸檔的材料。同時(shí),要熟悉收集歸檔工作的各項規定,對收集到的材料,認真鑒別,嚴格把關(guān),及時(shí)入卷歸檔。

第十二條 形成員工人事檔案材料的部門(mén),向公司綜合服務(wù)部送遞材料時(shí),如其他檔案管理部門(mén)也需要收集歸檔,則材料形成部門(mén)要事先考慮制作材料的數量,必要時(shí)協(xié)商聯(lián)系,以防造成員工人事檔案材料的短缺。

第三章 人事檔案的保管

第十二條 員工人事檔案由公司綜合服務(wù)部設專(zhuān)人妥善保管,不得泄密。

第十三條 員工人事檔案應存入保險柜,有防盜、防火、防潮等安全措施。

第十四條 檔案管理人員應對保管的檔案逐一登記編號,并每年進(jìn)行一次檢查、核對,防止錯放或丟失。發(fā)現丟失或問(wèn)題,應及時(shí)查找并采取措施,以保證檔案的完整和安全。

第十五條 檔案移交要填寫(xiě)清單,交接雙方應共同清點(diǎn)并簽字留據。

第十六條 嚴格防止任何人私自保存他人的檔案材料,對造成泄密或其它后果的,視情節輕重,給予嚴肅處理。

第十七條 檔案管理人員調動(dòng)時(shí),必須嚴格履行交接制度,未交接清楚,不得離去。

第十八條 建立堅固、安全的庫房,配置符合要求的檔案柜。防火、防盜、防潮、防蛀、防光、防高溫六項措施落實(shí)到位。

第十九條 檔案庫房是機要重地,無(wú)關(guān)人員不得隨意出入;查閱人員須在檔案管理人員陪同下方可進(jìn)入。

第二十條 逐步實(shí)現員工檔案管理工作的科學(xué)化、現代化。

第四章 人事檔案的查閱和借用

第二十一條 公司員工查閱或借閱人事檔案,經(jīng)公司綜合服務(wù)部總經(jīng)理同意,辦理登記手續后方可查閱或借閱本人人事檔案。

第二十二條 外單位人員憑介紹信等證件經(jīng)公司綜合服務(wù)部總經(jīng)理批準后方可查閱員工檔案;檔案原則上不外借,確因特殊情況必須外借時(shí),應寫(xiě)明原因并經(jīng)執行總裁批準同意方可。

第二十三條 查閱或借用員工檔案,必須嚴格遵守保密制度和閱檔規定。員工閱檔后摘錄的材料應由檔案工作人員與原文核對無(wú)誤后,寫(xiě)明材料出處和時(shí)間,并加蓋公司公章。嚴禁對檔案進(jìn)行圈劃、涂改、拆換員工檔案材料,不得向無(wú)關(guān)人員談?wù)摶蛐孤秵T工檔案內容,違犯者將視情節輕重,給予批評教育甚至紀律處分。

第五章 人事檔案的轉遞

第二十四條 員工人事檔案的轉遞是一項嚴謹、細致的工作。檔案管理人員應具有高度的責任感。在辦理檔案轉遞過(guò)程上,要認真細致,有條有理,切不可匆忙、馬虎,防止出現絲毫的差錯。

第二十五條 人員內部調動(dòng),檔案轉遞要做到'檔隨人走',公司綜合服務(wù)部應將其檔案密封轉到新的歸口單位。

第二十六條 檔案轉遞必須填寫(xiě)《員工人事檔案轉遞通知單》,并通過(guò)機要轉遞或由檔案管理員專(zhuān)程送取,嚴禁個(gè)人攜帶。對個(gè)人攜帶檔案的,公司綜合服務(wù)部應拒絕接收。

第二十七條 轉遞的檔案必須是經(jīng)過(guò)鑒別、清理、整理的檔案。轉遞檔案必須一次轉出,不能分批轉出。

第二十八條 對轉進(jìn)的檔案在核對無(wú)誤后,及時(shí)將《員工人事檔案轉遞通知單》回執退回。

第二十九條 對違反轉遞規定,造成檔案丟失或發(fā)生抽取,更換材料等問(wèn)題的要追究、當事人和有關(guān)管理人員的責任。

第六章

附 則

第三十條本制度由綜合服務(wù)部負責解釋。

第5篇 物業(yè)管理公司人事檔案管理制度7

物業(yè)管理公司人事檔案管理制度(七)

一、檔案分類(lèi)

1、一般文檔:

①人力資源工作中形成的臺帳、報告,以及搜集到的招聘等相關(guān)工作業(yè)務(wù)資料,由經(jīng)辦人保存,年終根據內容價(jià)值酌情歸檔。

②總辦正式形成發(fā)出的文件、傳真、通知、人事制度及相關(guān)原則規定等,除保密薪資文件外,均應保存一份原件或復印件歸檔,年終按內容類(lèi)型、成文時(shí)間編號裝訂成冊。

③外部文件包括國家和市政府有關(guān)部門(mén)(勞動(dòng)人事部門(mén))的發(fā)文、社會(huì )公開(kāi)資訊等,應作為公開(kāi)業(yè)務(wù)資料共享。

2、人事檔案

①人事檔案:員工進(jìn)入公司后相關(guān)人事檔案材料。

②員工人事檔案:員工進(jìn)入公司后的任職情況、培訓情況、工資調整、學(xué)歷、職稱(chēng)變化、歷年考核等情況及員工基本情況復印件等備查資料。

二、檔案管理規定

1、人事檔案管理

①總辦負責公司員工人事檔案的管理;

②總辦在員工入職當天建立員工人事檔案;

③員工離職,辦理相關(guān)手續后,總辦將離職人員檔案永久、專(zhuān)門(mén)存放;

④人事檔案管理應嚴格執行國家和公司有關(guān)規定,查閱員工人事檔案應經(jīng)總辦主任批準,并辦理相關(guān)手續,檔案管理人員和查閱者不得私自增刪、涂改、泄露檔案材料內容。

2、人事檔案建立

①員工人事檔案是公司為每個(gè)員工建立的內部人事檔案。凡進(jìn)入公司工作的員工,總辦需為其建立人事檔案,包括該員工的有關(guān)招聘、錄用、合同、考核、薪資、福利、獎懲、培訓等材料。

②員工在入職前,需到總辦送交個(gè)人履歷材料、近期免冠照片、學(xué)歷學(xué)位證書(shū)復印件、身份證復印件、職業(yè)技能證書(shū)復印件及能證明其工作能力和獎懲狀況的相關(guān)材料。由總辦專(zhuān)人負責,連同求職申請表歸檔保存。

③員工試用期滿(mǎn)考核合格后,公司與其簽定的勞動(dòng)合同及相關(guān)薪酬福利歸入人事檔案。

④員工在轉正后的教育培訓、獎懲、績(jì)效考核、晉升等工作資料及時(shí)歸入人事檔案。

⑤員工人事檔案自員工到崗之日建立,每人一份,按部門(mén)歸類(lèi)。其中不包含秘密內容,總辦員工、各部門(mén)負責人可根據工作需要查閱有關(guān)員工的人事檔案。任何部門(mén)和個(gè)人非經(jīng)允許無(wú)權隨意更改、銷(xiāo)毀公司員工人事檔案材料。

三、附則

1、公司所有人事檔案僅供公司內部使用,由總辦負責統一管理。

2、其他各部門(mén)人員應積極配合總辦,做好檔案管理工作。

第6篇 物業(yè)管理公司人事檔案管理制度

物業(yè)管理公司人事檔案管理制度

1.人事檔案由公司綜合部指定專(zhuān)職人員保管。

2.凡在本公司的固定員工、合同制和聘用人員,均須建立個(gè)人人事檔案。

3.人事檔案要有保管目錄,編號立檔。檔案、內部資料要有資料登記目錄。檔案內容必須齊全、完善。

4.借閱人事檔案,必須經(jīng)過(guò)綜合部經(jīng)理批準,要嚴格履行借閱手續,限期交回。

5.人事檔案內裝材料禁止單頁(yè)借出。

第7篇 某物業(yè)管理公司人事管理制度檔案制度

物業(yè)管理公司人事管理制度--檔案制度

一、人事檔案是全面、準確地反映人力資源狀況的歷史記錄,人力資源部統一負責全公司人事檔案的建立、利用、保存等管理工作。

二、 人事檔案實(shí)行以人立卷,所有員工從進(jìn)入本公司之日起,即為其建立員工檔案。

三、 員工檔案一般包括兩個(gè)部分,一是員工進(jìn)入本公司前已經(jīng)形成的檔案材料,二是員工在進(jìn)入本公司后逐漸形成的檔案材料。后者為管理的重點(diǎn)。

四、 員工進(jìn)入本公司后逐漸形成的檔案材料主要包括:應聘人員登記表、體檢表、身份證、學(xué)歷證明、特種作業(yè)操作證等證書(shū)的復印件(驗原件);勞動(dòng)合同,續約合同,錄用、轉正、晉級、任免職務(wù)的命令或通知,工傷和大病鑒定及處理手續,年度考核材料,獎勵、處分審批表,入黨入團志愿書(shū)及材料等。

五、 應當歸入員工檔案的材料,在其形成一個(gè)月內要進(jìn)入本人的檔案案卷。

六、 員工檔案的案卷要裝訂成冊,案卷封面后首頁(yè)為卷內目錄,卷內目錄記載、介紹卷內檔案材料的主要內容、形成時(shí)間、排列順序等。

七、 員工檔案的存放地點(diǎn)和存放器具應當滿(mǎn)足防潮、防霉、防蛀、防失密等檔案安全要求。

八、 除公司人力資源部工作人員外,借閱員工檔案要經(jīng)過(guò)人力資源部經(jīng)理批準,并辦理借閱手續。

九、 檔案關(guān)系在本公司集體戶(hù)頭的員工離開(kāi)本公司,員工本人必須將檔案關(guān)系轉出方可辦理離職結算。

十、 失去保存價(jià)值的員工檔案,經(jīng)人力資源部經(jīng)理批準予以銷(xiāo)毀,銷(xiāo)毀時(shí)做好記錄。

第8篇 物業(yè)管理公司檔案資料管理制度怎么寫(xiě)

一、重視檔案資料的整理及管理工作,設置專(zhuān)職人員進(jìn)行專(zhuān)業(yè)化管理。

二、辦公室根據“檔案管理目標責任”要求,按期、按年、按月、按時(shí)將公司各項年度方針、工作目標、各項工作建立檔案,指派檔案管理人員詳細分類(lèi),進(jìn)行歸檔。

三、檔案資料員工作職責

1、負責做好收件登記、編號、運轉和檢查未歸檔文件的催辦工作。

2、按規定及時(shí)、正確地辦理各種資料的動(dòng)態(tài)注記。

3、按時(shí)收集好各類(lèi)檔案資料,不散失,不遺留,做好立卷歸檔,分類(lèi)要準確,裝訂要工整,符合立卷標準。

4、及時(shí)制訂工作計劃和做好年終總結,特別是要做好為領(lǐng)導提供各種資料的參考、查找工作。

5、嚴格執行查閱資料的規定辦法和資料保密紀律。

6、妥善保管好各類(lèi)檔案資料,嚴厲杜絕由于個(gè)人疏忽或麻痹大意而使檔案丟失及由于檔案室內溫度不適而受潮或干燥造成的損失。

四、公、檢、法部門(mén)或房管部門(mén)和上級主管機關(guān)因辦案需要,需查閱有關(guān)房產(chǎn)資料,按規定憑介紹信查閱。

五、律師事務(wù)所要有關(guān)了解當事人資料的,同樣按其介紹信并出示“聘請律師合同書(shū)”為準,由資料員代為查閱,并根據不同情況采取口頭或書(shū)面方式給予回復。

第9篇 物業(yè)管理公司檔案管理制度

物業(yè)管理公司檔案管理制度范本

一、物業(yè)管理公司檔案管理規定:

1.公司各物業(yè)項目的檔案資料規定由物業(yè)管理公司主管(包括代理主管)負責監督保管,由文員專(zhuān)職文件存檔、注記工作。

2.有關(guān)物業(yè)管理公司驗收檔案、圖則、業(yè)主及住戶(hù)資料、管理制度、合約及附件設備設施及保養制度、財務(wù)報告、員工人事資料等檔案要求集中存檔,文件柜要求上鎖,未經(jīng)主管許可,他人不得動(dòng)用。

3.物業(yè)管理公司檔案資料必須按公司規定要求存檔,做到圖有袋、文有夾,報告類(lèi)文件編目錄索引,檔案類(lèi)文件有存檔文件清單及編號目錄。

4.物業(yè)管理公司檔案目錄及存檔文件清單每季度上報公司備案。

5.物業(yè)管理公司檔案在歷任主管調職、任職時(shí)應向公司或接任者辦理移交手續、經(jīng)確認后方可離任。

6.物業(yè)管理公司檔案日常需經(jīng)常使用部分應復印備份,原件存放在檔案中不得隨意使用。

7.因工作需要借閱、復印專(zhuān)管部分檔案資料的,需經(jīng)主管書(shū)面確認,如有違反的作泄密處理。

8.公司將定期巡查上述規定所提及之要求落實(shí)情況,對不符要求的保管責任人將作適當處分。

9.物業(yè)管理公司檔案資料因保管不當而導致遺失、泄密的,對物業(yè)管理公司有重大影響及損害物業(yè)管理公司公司利益的,公司將視情節輕重追究當事人責任,并保留追究其法律責任的權利。

二、物業(yè)管理公司保密規定:

1.在工作范圍獲有關(guān)的公司、物業(yè)管理公司內部資料,業(yè)主、用戶(hù)單元和物業(yè)管理處員工個(gè)人資料及其內所載有的通信地址、聯(lián)系電話(huà)、購/租合約及金額、特別條款、物業(yè)管理公司及公司內部情況、業(yè)主及用戶(hù)個(gè)人情況等均屬工作保密范圍。

2.業(yè)主、用戶(hù)及員工資料統一存放在辦公室文件柜中,由專(zhuān)人負責注記及存檔等工作,由物業(yè)管理公司主管每周審核,其他工作人員未經(jīng)許可禁止查閱。

3.物業(yè)管理公司物業(yè)管理處文件柜備用鑰匙由主管保管,主管及秘書(shū)因需告假時(shí),經(jīng)指定的授權人士,方可代為執行以上事務(wù)

4.應工作所需而放置于辦公室、監控中心、大堂接待處的業(yè)主及業(yè)戶(hù)聯(lián)系電話(huà)、員工個(gè)人聯(lián)系電話(huà)、地址等,必須隱藏放置,不得張貼于顯眼處,不得外泄。

5.公司制定的各類(lèi)物業(yè)管理公司規章制度及工作指引,由物業(yè)管理處統一保管,高級管理員以上級別人員可借閱(須辦理借閱手續),每次限時(shí)一周。實(shí)行借閱目的為指引員工培訓,嚴禁任何形式的抄襲及復印。

6.發(fā)布的各類(lèi)通知通告,應限定時(shí)效,過(guò)時(shí)收回。

7.員工應具有維護他人陰私權利的法律意識,主動(dòng)為公司及業(yè)主保守秘密,對于任何人士不正常的打探行為,應堅決拒絕并向公司報告。

8.員工因執行保密規定不當,致使公司、業(yè)主、業(yè)戶(hù)或管理員工利益受不良侵害的,公司將按員工守則有關(guān)規定從重處罰,并由當事人個(gè)人承擔導致的全部法律責任。

三.物業(yè)管理公司檔案資料:

1、物業(yè)管理公司驗收檔案:

1)土建、設備安裝竣工資料(圖紙、設備資料);

2)設施設備之質(zhì)檢、消防、勞動(dòng)局、公安及音像管理等部門(mén)驗收合格文件;

3)機電設備保養合約;

4)公共區域設施設備驗收記錄(管理公司);

5)公共區域設施設備移交記錄(發(fā)展商、承包商與管理公司);

6)單元驗收及移交記錄(承包商、業(yè)主與管理公司);

2、物業(yè)管理公司二次裝修檔案:

1)用戶(hù)單元二次裝修圖則及審批手續;

2)二次裝修期間管理處監督檢查資料;

3、業(yè)戶(hù)資料:

1)入伙情況記錄;

2)業(yè)主(租戶(hù))情況登記(包括名稱(chēng)、單元號、聯(lián)系人、建筑面積、交接單、入伙時(shí)間或租用期限等);

4、物業(yè)管理公司管理文本匯編:

1)管理合同、管理公約、用戶(hù)手冊等統一裝訂成冊;

2)物業(yè)管理公司各類(lèi)管理規章制度及裝修規定等;

3)物業(yè)管理公司各項管理分包合約;

5、物業(yè)管理公司設備維修保養類(lèi):

1)各類(lèi)設施設備要有專(zhuān)門(mén)的維修保養制度及應急措施;

2)各類(lèi)設施設備有獨立的維修檔案,及日常巡檢維修記錄;

3)主要部位如變配電間、監控中心、電梯機房等應有工作日記、交接班記錄、巡視記錄及人員進(jìn)出記錄;

4)物業(yè)管理處有用戶(hù)維修保修單,維修后應有回訪(fǎng)記錄;

6、物業(yè)管理公司設施設備檢測類(lèi):

1)變配電間要有供電部門(mén)定期電氣測試報告記錄;

2)電梯要有勞動(dòng)部門(mén)合格證書(shū)及年檢報告;

3)生活水箱要定期清洗并存記錄,清洗后要有衛生部門(mén)水質(zhì)檢測報告,清洗工作應有有效體檢證明;

4)避雷系統要有定期檢測報告;

5)應有定期沉降檢測報告;

6)消防泵、管道應有定期試機及換水記錄,煙感及溫感探頭應有定期測試工作記錄;

7)其它設施設備檢測記錄資料;

7、物業(yè)管理公司物業(yè)管理處運作類(lèi):

1)正式文件應用電腦打印操作,并有規定的電腦檔號及存檔目錄記錄;

2)物業(yè)管理公司管理費收繳情況

3)物業(yè)管理公司管理費財務(wù)報告

4)物業(yè)管理公司物業(yè)管理處運作報告;

物業(yè)管理公司物業(yè)管理處會(huì )議記錄(包括內部會(huì )議及與發(fā)展商或業(yè)主委 員會(huì )的會(huì )議)

*物業(yè)管理公司物業(yè)管理處值班記錄

*保安值班記錄

*設備值班與巡檢記錄

*管理工作計劃與報告

*工程設備管理計劃與報告

*物業(yè)管理公司物業(yè)管理處往來(lái)信函

*用戶(hù)報修與投訴處理記錄

*承包商維修或保養工作情況記錄

第10篇 a物業(yè)管理公司日常檔案資料管理制度

物業(yè)管理公司日常檔案資料管理制度

1文檔管理人員專(zhuān)職負責管理處所有文件(通知、命令、公函、總結報告、通報、會(huì )議紀要)及資料(技術(shù)圖紙、說(shuō)明書(shū)、手冊、個(gè)人簡(jiǎn)歷、員工檔案市府法規、車(chē)輛檔案、住戶(hù)檔案等)的存檔、收集和保管。

2任何人員借閱上述文件資料,須登記日期、用途、經(jīng)手人及歸還日期。

3屬秘密文件的要妥善保管,不準散播其內容,不準給未經(jīng)領(lǐng)導批準的人員翻閱,不準復印,不準帶離辦公室。

4職員、員工個(gè)人檔案材料屬秘密材料,他人無(wú)權翻閱,文檔管理人員也不準將這些資料擅自給他人過(guò)目。

5文件資料等要朝廷合歸檔,歸檔要注意整齊,歸檔前要先把資料分類(lèi),無(wú)論是按字母順序還是內容、按時(shí)間等形式分類(lèi),其目的都是為了查找迅速方便,因此都必須在檔案夾里清楚的標明。

6要經(jīng)常進(jìn)行清理歸檔,以免資料堆積混亂,對過(guò)期的文件資料,要及時(shí)清理,無(wú)保存必要的材料,經(jīng)領(lǐng)導批準可做銷(xiāo)毀處理。

第11篇 物業(yè)管理公司檔案管理制度七

物業(yè)管理公司檔案管理制度(七)

一、檔案管理總則

1、公司檔案是指公司各個(gè)部門(mén)在從公司經(jīng)營(yíng)管理等工作中形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖紙、照片、影片、錄象、印刷品等原始記載,是公司管理工作的基本依據和有效憑證。

2、檔案的管理工作是一門(mén)專(zhuān)業(yè)性的管理工作,是經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中的重要組成部分,各部門(mén)都要從公司整體利益出發(fā),把檔案管理工作納入本部門(mén)日常工作程序之中,切實(shí)加強領(lǐng)導,部門(mén)負責人為本部門(mén)檔案第一負責人。

3、各部門(mén)都必須貫徹執行集中統一人事檔案的原則,采取有效措施,集中統一管理本部門(mén)的檔案,以維護檔案的完整、準確、系統、安全有效利用。

二、管理結構和職責

1、總辦是公司檔案管理的業(yè)務(wù)主管部門(mén),根據工作需要,應組織籌建公司檔案室,總辦對其他部門(mén)進(jìn)行業(yè)務(wù)指導。其主要職責:

①制定公司檔案管理制度、辦法、規范并指導、監督和檢查各部門(mén)貫徹執行情況;

②對各部門(mén)的檔案管理工作進(jìn)行經(jīng)常的檢查、指導和交流,加強檔案管理意識;

③組織培訓各部門(mén)兼職檔案管理員;

④負責公司級檔案的收集、整理和集中統一管理并積極提供利用;

2、部門(mén)應根據本部門(mén)檔案數量、使用頻度、重要性等特點(diǎn),設立部門(mén)內的檔案柜或移交總辦進(jìn)行檔案管理;各部門(mén)應按照規范設立檔案管理崗位,并指定兼職檔案管理員;兼職檔案管理員負責本部門(mén)內的檔案收集、整理和集中統一管理工作。業(yè)務(wù)上接受總辦檔案管理員指導。各部門(mén)的檔案管理崗位是公司檔案體系中最基層的業(yè)務(wù)結點(diǎn),其基本職責:

①貫徹執行公司有關(guān)檔案管理的系列規范,制定本部門(mén)檔案工作各項實(shí)施細則;

②負責收集本部門(mén)內的檔案材料,并進(jìn)行系統整理、編目、科學(xué)排列,做到查找方便,為各項工作提供服務(wù);

③在項目結束或特定時(shí)期向公司檔案室移交檔案。

三、公司檔案歸檔范圍和要求

1、公司檔案的歸檔范圍,按其性質(zhì)劃分:公司的各種證、照、卡、各種行政文件,各個(gè)項目相關(guān)的證件、手續、合同、圖紙、竣工資料、驗收資料、獎牌、榮譽(yù)證書(shū)等。

2、公司檔案,由總辦檔案管理員收集公司在工作中形成的歸檔材料。部門(mén)檔案,由部門(mén)兼職檔案管理員分別收集本部門(mén)和本項目在工作中形成的歸檔材料,在項目結束或特定時(shí)期向總辦移交;

3、會(huì )計檔案由于其特殊性及重要性,會(huì )計憑證、報表、帳冊等財務(wù)資料由財務(wù)部根據國家財政部的有關(guān)政策歸檔和保管;

4、歸檔的檔案應齊全、完整、準確、系統;各種簽證手續完備、字跡圖樣清晰;

5、本公司產(chǎn)生的和政府發(fā)文的各類(lèi)歸檔材料都必須是原件;公司全體員工都應無(wú)條件按規定提交歸檔材料,任何人都不得將歸檔材料據為私有。

四、檔案的管理

1、檔案管理員對接受的檔案應及時(shí)進(jìn)行分類(lèi)、編號并進(jìn)行電腦錄入;

2、檔案保管必須有專(zhuān)用房間或柜子,房間或柜內保持適當的溫、濕度,并應有防火、防蟲(chóng)、防盜等措施。

3、檔案管理員應經(jīng)常對檔案進(jìn)行保管狀況檢查。如發(fā)現問(wèn)題除及時(shí)報告本部門(mén)領(lǐng)導外,應采取補救措施,以減少檔案的損失;

4、檔案管理部門(mén)應建立登記制度,對檔案的接收、移交、借閱等方面進(jìn)行登記;

5、各服務(wù)中心必須指定專(zhuān)人管理本服務(wù)中心的檔案,并及時(shí)與總辦檔案管理員對接;

6、常用檔案在使用中,檔案管理員必須保持一份復印件存檔,以便其他相關(guān)工作的查閱;

7、凡領(lǐng)用檔案原件交相關(guān)部門(mén)留存者,必須復印一份由收文單位蓋“與原件相符”章后返回總辦存檔。以保證項目資料的完整,并節省公司人力、物力,縮短辦文時(shí)間;

8、部門(mén)撤消或變動(dòng),以及項目結束時(shí),應將其檔案收集齊全,妥善整理,嚴格按類(lèi)別、目錄順序對號入座排列整裝方可向公司檔案室或其他接收單位辦理交接手續;

9、檔案分電子文檔和實(shí)物存取文檔兩種;

10、檔案的保管期限分永久、長(cháng)期、短期、臨時(shí)四種。

五、檔案的利用

1、積極開(kāi)展檔案的利用,各部門(mén)因工作需要可查閱檔案,充分發(fā)揮公司檔案在項目開(kāi)發(fā)和管理中的作用;

2、凡借閱檔案的人員,必須愛(ài)護檔案,不得遺失、涂改、拆散、剪裁、勾畫(huà)、批注,必須保證檔案的保密性,按時(shí)歸還,如有損壞、涂改、丟失等,應及時(shí)追查責任。

六、檔案的銷(xiāo)毀

1、任何部門(mén)和個(gè)人非經(jīng)允許無(wú)權隨意銷(xiāo)毀公司檔案資料。

2、按規定需要銷(xiāo)毀的,凡屬密級檔案須經(jīng)總經(jīng)理批準,一般內部檔案須經(jīng)總辦主任批準。

3、經(jīng)批準銷(xiāo)毀的檔案,檔案管理人員應認真填寫(xiě)銷(xiāo)毀清單,并由專(zhuān)人監督銷(xiāo)毀。

七、附則

1、本規范的執行監督人為總辦檔案管理員。

2、各部門(mén)應參照本規范制定部門(mén)內實(shí)施細則,報總辦備案;

3、有關(guān)檔案管理的其他規范,與本規范配合執行。

4、對檔案管理工作每半年進(jìn)行一次檢查,發(fā)現因管理不善,造成資料丟失、損壞的按照公司獎懲制度執行,并且應采取一切補救措施。

八、項目圖紙移交規定

1、針對地產(chǎn)公司開(kāi)發(fā)的新項目,在正式出施工圖時(shí)給物業(yè)公司發(fā)放的圖紙(包括各專(zhuān)業(yè)相關(guān)圖紙),作為公司的絕密文件,由專(zhuān)人負責保管。

2、工程竣工驗收后,地產(chǎn)公司向物業(yè)公司提交整套工程資料,物業(yè)公司專(zhuān)人接收并簽字確認。

3、服務(wù)中心成立后,項目資料移交服務(wù)中心,由服務(wù)中心具體按檔案管理制度中相關(guān)規定進(jìn)行管理。

九、檔案管理流程圖:

1、項目資料:

相關(guān)部門(mén)分類(lèi)整理

列出清單

部門(mén)經(jīng)理審查簽字

項目結束后移交公司檔案員

檔案管理員歸類(lèi)、編目組卷

建立電子檔案

2、公司證照卡及榮譽(yù)證書(shū)、獎杯等實(shí)物:

相關(guān)部門(mén)辦理

證件、證書(shū)領(lǐng)取

及時(shí)存入公司檔案室

檔案管理員分類(lèi)登記

建立電子檔案

3、檔案借閱

填借閱申請單

總辦審批

登記借閱

按時(shí)歸檔:

物業(yè)管理公司檔案管理制度8(十一篇)

物業(yè)管理公司檔案管理制度(八)依據《中華人民共和國檔案法》,結合企業(yè)實(shí)際情況,確保檔案的完整和安全,特制定本制度。一、檔案工作的基本原則檔案實(shí)行集中管理與分散管理相
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